CJJT117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范

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标准编号:CJJT117-2017
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标准类别:交通标准
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CJJT117-2017标准规范下载简介

CJJT117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范

表F.0.1保管期满档案销毁清册

F.0.2保管期满档案销毁清册内容的填写,应符合下列

1序号应以一份文件为单位编写GB/T 13747.9-2022 锆及锆合金化学分析方法 第9部分:镁含量的测定 火焰原子吸收光谱法和电感耦合等离子体原子发射光谱法.pdf,用阿拉伯数字从1起依 次标注。 2文件档号应填写档案保管单位所赋予的编码。 3文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时,应 根据内容拟写标题,拟写标题外应加“”符号。 4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号。 5责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任 者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替。 6日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期,竣工图

应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示, 和 日”应分别用两位数字表示。 7保管到期日应填写文件保管到期的年、月、日。 8·销毁意见应填写“销毁”。 9鉴定人应填写主要鉴定工作人员

.0.1保管期满档案续存清 样应符合表G.0.1的规定

表G.0.1保管期满档案续存清册

1一为便于在执行本规范条文时区别对待,本规范对条文要 求严格程度不同的用词说明如下: 1)表示很严格,非这样做不可的: 正面词采用“必须”,反面词采用“严禁”; 2)表示严格,在正常情况下均应这样做的: 正面词采用“应”,反面词采用“不应”或“不得” 3)表示充许稍有选择,在条件许可时首先这样做的: 正面词采用“宜”,反面词采用“不宜; 4)表示有选择,在一定条件下可以这样做的,采用 “可”。 2条文中指明应按其他有关标准执行的写法为:“应符 合·的规定”或“应按··执行”

《建设工程文件归档规范》GB/T50328 《计算机场地通用规范》GB/T2887 《计算机场地安全要求》GB/T9361 《建设电子档案元数据标准》CJ/T187 5 《纸质档案数字化技术规范》DA/T31

建设电子文件与电子档案管理规范

在使用本规范时能正确理解和执行条文规定,《建设电子文件与 电子档案管理规范》编制组按章、节、条顺序编制了本规范的条 文说明,对条文规定的自的、依据以及执行中需注意的有关事项 进行了说明。但是,本条文说明不具备与规范正文同等的法律效 力,仅供使用者作为理解和把握规范规定的参考

1.0.1为适应我国建设行业信息化发展的要求,规范建设电子 文件的形成、归档以及建设电子档案的管理,确保建设电子文件 与电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性,维护 历史记录完整,保障建设电子文件和电子档案的安全保管,促进 建设档案信息资源的有效开发利用,制定本规范。此条既是制定 本规范的目的,也是制定本规范的指导思想

子文件和电子档案的管理。凡从事城乡规划、建设及其管理 产生、保管、利用建设电子文件和电子档案的单位都应执行 见范,并按本规范的规定对建设电子文件和电子档案进行全 理。

1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范

应符合现行《城市建设档案著录规范》GB/T50323、《建设工程 文件归档规范》GB/T50328、《城建档案业务管理规范》CJJ/T 158、E.《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187等标准规范的 规定。

2.0.1建设电子文件

建设电子文件主要包括建设业务管理电子文件和建设工程电 子文件两大类。其中建设业务管理电子文件主要产生于建设系统 各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、 建筑业、住宅房地产业、察设计咨询业、市政公用事业等行政 管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、 公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防 等专业管理单位):建设工程电子文件产生于工程建设活动中, 主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文 件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件

2.0.5电子文件管理系统

电子文件管理系统主要负责从业务系统中对电子文件进行识 别、捕获,维护文件之间、文件与业务之间的各类关系,并支持 文件存储、维护、利用和处置等管理和控制活动的信息系统。也 可以辅助管理非电子的实体文件的管理,如建设工程文件归档管 理系统等。电子文件管理系统是电子文件从业务系统迁移到城建 档案信息管理系统的中介和桥梁,是电子文件全过程管理的 环。

业务系统是用于支持单位业务工作开展,并形成电子文件的 管理系统,既包括常用的办公自动化系统、电子商务系统、财务 管理系统等,也包括城市规划管理系统、建设工程管理系统等专 门、专业系统。

个结构规范的信息包中的过程。封装形成的数据单元称为

装包。封装包的数据结构称为封装格式。在封装包中,数据和元 数据在逻辑上既是结合的,又是相互独立的。当数据发生变化 时,元数据可以记录这些变化,同时元数据本身也可以变化。

电子签名有多种形式。不是所有的电子签名都具有法律凭证 乍用,只有可靠的电子签名才具有法律凭证作用。电子签名同时 符合下列条件的,视为可靠的电子签名: 1电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人 专有; 2一签署时电子签名制作数据仪由电子签名人控制: 3签署后对电子签名的任何改动能够被发现: 4签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现 电子签名需要第三方认证的,应由依法设立的电子认证服务 提供者提供认证服务

电子签章是电子签名常见的表现形式,是使用电子印章签署 电子文件的过程。电子签章中只有包含具有法律效力的数字证 书,才具有法律凭证作用。带有数字证书的电子签章可视为可靠 的电子签章,可靠的电子签章可保障电子文件的真实性、完整性 以及签名人对电子文件的不可否认性。数字证书是依据《中华人 民共和国电子签名法》,由电子认证机构采用电子签名技术颁发 给用户、用以在数字电文中证实用户真实身份的一种数字凭证。

2.0.25城建档案信息管理系

城建档案信息管理系统是城建档案管理机构以正确且长期有 效的方式存储、管理电子档案并提供利用的软件信息系统

3.0.1电子文件的形成是文件生命周期的开始,电

.01电手文件的龙形成是文件生邮同期的升始,电于文件形成 单位应遵循电子文件形成的特点及规律,按文件生命周期管理原 则和文件管理部门的要求,结合本单位信息化建设、业务工作和 档案工作的实际情况开展电子文件的管理工作,并保障电子文件 的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性 电子文件的真实性是指建设电子文件的内容、结构和背景与 形成时的原始状况一致。一份真实的建设电子文件应符合下列条 牛:一是文件与其制文自的相符;二是文件的形成和发送与其既 定的形成者和发送者相吻合;三是文件的形成或发送与其既定时 间一致。为了确保文件的真实性,机构应执行并记录文件管理方 针和程序,便于控制文件的形成、接收、传输、保管和处置,从 而确保文件形成者是经过授权和确认的,同时文件受到保护能够 防止未经授权进行的增、删、改、利用和隐藏。 电子文件的完整性是指建设电子文件的内容、结构和背景信 息等无缺损并且未加改动。为防止文件未经授权而改动,文件管 理方针和程序中应明确下列事项:文件形成之后可对文件进行哪 些添加或注释,在何种条件下可授权添加或注释,及授权由谁来 负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标 明并可跟踪。 电子文件的可靠性是指建设电子文件的内容可信:可以充 分、准确地反应其所证明的事务活动过程、活动或事实,在后续 的事务活动过程或活动中可以以其为依据。 电子文件的可用性是指电子文件可以被检索、呈现和理解。 包括信息的可识别性、存储系统的可靠性,存储媒体的完好性和 容性等。可用的文件应能够表明文件与形成它的业务活动和事

3.0.2电子文件形成单位应使用电子文件管理系统,实现

艺业务管理系统和城建档案信息管理系统之间的衔接,确保实 电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程管理

立业务管理系统和城建档案信息管理系统之间的衔接,确

务管理电子文件的形成、捕获、积累、整理和归档以及定期 自地城建档案管理机构移交的职责

要加强前端控制。前端控制就是把一切需要和可能在文件形成阶 段,基至文件形成以前实现的档案管理功能尽量提前到这些阶段 进行。前端控制是实现电子文件全过程管理的重要保障,是全 面、系统、优化思想的集中体现;是确保电子文件真实、可靠、 完整、安全、长期可读的有效策略;也是优化管理功能,提高管 理效率的科学理念。

3.0.7电子文件的安全技术措施主要有:网络设备安全保证, 数据安全保证,操作安全保证,身份识别方法等。具体应包括以 下四个方面: 1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作

3.0.7电子文件的安全技术措施主要有:网络设备安全保证,

0.7电子文件的安全技术措施主要有:网络设备安全保 文据安全保证,操作安全保证,身份识别方法等。具体应包括 下四个方面,

4.1.6为保证电子文件在形成后不被非正常修改、获取和删除,

4.1.6为保证电子文件在形成后不被非正常修改、获取和

自前可采用的有效措施包括电子签名技术、文件加密技术、电子 水印技术等。 电子文件长期保存的自标要求是: 第一,保存电子文件的比特流。通过对电子文件存储媒体的 保护和迁移,确保存储其中的物理数学文件信息能被准确完好地 读出。 第二,保存电子文件的出处/来源。电子文件的出处能证实该 言息的来源和历史,有助于确认该信息是真实、完整和可信的 第三,保存电子文件格式与处理信息。通过保存有关电子文 牛的编码、格式、标记、结构、压缩、加密等方面的技术方法信 息,确保能够识别和解析电子文件的内容。 第四,保存电子文件的管理手段。包括:电子文件的内容校 验、身份认证、版本演变、知识产权管理机制、信息安全管理机 制等。这样做的目的是为了确保能可信、可靠和合法鉴别、使用 被保存的电子文件。 因此,电子文件长期保存的最终自标是能够证明当前保存的 电子文件能够真实地还原原始的电子文件信息,也就是保证归档 电子文件的真实性。

等特征,按照图1所示的层级结构,采用年度一机构一主题方法 设置分类方案,或采用机构一年度一主题等方法设置分类方案:

图1业务管理电子文件分类方案层级结构

2对工程电子文件,可运用参建单位、文件类别、 项、专业等特征,采用图2所示的层级结构,按建设工程

2工程电子文件分类方案层级结构

类别一单位工程一分部(子分部)一分项的逻辑方法设置分类 方案。 对电子文件分类方案中的每个层级应进行命名,命名时应根 据层级内电子文件内容和业务特征提炼出类名:类名一般不应超 过30个字。

来组织分类方案和管理电子文件,并应支持按分类方案中的所有 类目提供元数据描述,同时宜支持跨维度查询、统计及分析 管理。

5.1.1、5.1.2电子文件形成单位,包括各业务管理部门和工程 建设单位。 各业务管理部门应根据本单位业务范围和工作性质,制定本 单位电子文件归档范围和保管期限表。 工程电子文件形成单位,如建设、勘察、设计、施工、监理 等单位,应按照现行国家标准《建设工程文件归档规范》GB/T 50328制定工程电子文件的归档范围和保管期限。 5.1.3各业务管理部门应根据《城市建设档案管理规定》(原建 设部令第90号)、《城市房地产权属档案管理办法》等,向城建 档案管理机构移交在工作中形成的业务管理档案和业务技术档 案,以及有关城市规划、建设及其管理的政策法规、计划规划等 方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基 础资料。 城建档案馆应制定《向城建档案馆移交的业务管理档案范 围》,进一步明确各业务管理部门向城建档案馆移交的档案内容 和范围。

5.1.1、5.1.2电子文件形成单位,包括各业务管理部门和工程 建设单位。 各业务管理部门应根据本单位业务范围和工作性质,制定本 单位电子文件归档范围和保管期限表。 工程电子文件形成单位,如建设、勘察、设计、施工、监理 等单位,应按照现行国家标准《建设工程文件归档规范》GBT 50328制定工程电子文件的归档范围和保管期限

设部令第90号)、《城市房地产权属档案管理办法》等,向城建 档案管理机构移交在工作中形成的业务管理档案和业务技术档 案,以及有关城市规划、建设及其管理的政策法规、计划规划等 方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基 础资料。 城建档案馆应制定《向城建档案馆移交的业务管理档案范 围》,进一步明确各业务管理部门向城建档案馆移交的档案内容 和范围。

5.2.1归档的电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存

5.2.1归档的电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存 的文件格式。 1政府采购自录收录的其他正版软件所生成的文本文件也 可以直接归档:如WPS。 2·数据文件除应以其产生的数据库环境为依托进行归档 维持数据原始面貌外,还可将数据文件转换为可以脱离数据库系

统读取的数据表文件归档。脱离数据库系统归档的数据表文件以 MicrosoftOffice、wPSOffice以及政府采购自录收录的其他正 版软件所生成的表格文件格式归档。 3图像文件以JPEG、TIFF格式归档,较为重要的拍摄图 象可以RAW格式归档。 4一各类图形文件中失量图以原始生成格式归档

1)登记的时间或处理的过程。 2)当一份文件拥有一个以上的版本时,允许用户选择至 少以下一种方式:一份登记了若干版本,将所有版本 集合为一份的文件;一份只登记了一个版本的文件; 一份登记了若干版本,每个版本都作为独立一项的 文件。 3)为电子文件归类决策提供自动化的支持,提供如下手 段:为用户制作唯一分类表;为每个用户存储一个关 于用户最近使用过文件的清单;提示用户其最近使用 最多的文件:提示用户与其正在使用电子文件相关的 文件;提示用户来自文件元数据元素的文件,如:用 于文件标题的关键字:提示用户来自文件内容的文件。 4)充许一名用户将已完成的捕获过程传输给另一个用户。 5)对手有多个成分组成的电子文件,能够将这些文件视 为一份单一、不可分割的文件进行处理,保持文件多 个成分间的关系,保持文件的结构完整,支持不久将 进行的集成恢复、展示、管理。 6)支持在登记电子文件方面的自动化辅助功能,可给不 同种类的文件自动提取足够的元数据

5.3.2捕获过程中应注意下列问题

1记录重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值 的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。如正式文件为纸质 的,如保管部门已开始向计算机全文的转换工作,则应保留与正 式文件定稿内容相同的电子文件,否则可根据实际条件或需要 确定。 2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取 安全措施,电子文件不应被非正常改动。同时应随时对电子文件 进行备份,存储手能够脱机保存的存储媒体上。

电子文件形成单位的业务系统应设置归档整理功能,城

5.4.2电子文件形成单位的业务系统应设置归档整

建档案管理机构应提供整理电子文件的数据组织方式、信 方式等。

5.5.5电子签名格式应符合现行国家标准《信息安

用的U盘。U盘,全称USB闪存盘,英文名“USBflash disk”。它是一种无需物理驱动器的微型高容量移动存储产品, 通过USB接口与电脑连接,实现即插即用

检测电子文件的内容真实性时,宜采用验证电子签章合 方法,辨别电子文件内容的真实与否

档案,应数据完整、内容准确、编目及著录规范;在进行离线移 交电子档案时,应做到存储媒体外观完好、整洁无损;无计算机 病毒。

6.1.4对改建、扩建和维

程,建设单位在竣工验收前应组织监理单位、设计单位、施工单 立、竣工测量单位,对各自产生的收集汇总好的工程电子文件进 行验收,并按本规范要求,向城建档案管理机构移交一套电子 档案。

6.1.6在移交电子档案之前,移交单位应确定电子栏

1.6在移交电子档案之前,移交单位应确定电子档案的密

涉及国家秘密的文件进行审核,对需要变更密级和解密的 ,应按照有关规定,进行变更密级和解密工作。对需要继续 的文件,应明确文件的解密日期

6.2.1在接收电子档案时,应按照本规范第5.6.2条和第

储在脱机媒体中的电子档案,宜采用定期检测方法,抽样率不低 于电子档案总量的10%;机读检测应检验系统中运转的在线数 据,通过电子档案真实和完整性检测、存储器I/O性能检测等 技术,宜采用定期检测方法,遍历检测系统中运行的全部电子档 案数据和存储器。

7.1.6备份宜采用先进成熟的技术和设备为电子档

独立的长期保存运行环境,确保所备份的电子档案数据安全和恢 复快捷。

1.7完全备份是对整个系统进行完全备份,包括系统和数

7.1.7完全备份是对整个系统进行完全备份,包括系

差异备份是对自上次完全备份之后有变化的电子文件备份。增量 备份是对上次备份以来改变了的所有文件备份

7.1.8脱机备份是指用存储媒体进行数据备份,热备份是指通 过网络系统进行数据备份

2.1在计算机软硬件系统升级或更新之后,媒体过时或电 案编码方式、存储格式淘汰之前,电子档案保管单位应将电 案迁移到新的系统、存储媒体或进行格式转换,其目的是保 子档案可被持续访问和利用

.2.!在计算机软硬件系统开级或更新之后,媒体过时或电于 当案编码方式、存储格式淘汰之前,电子档案保管单位应将电子 当案迁移到新的系统、存储媒体或进行格式转换,其自的是保证 电子档案可被持续访问和利用。 7.2.3在数据迁移完成后,需要对迁移后的数据进行校验。数 据迁移后的校验是对迁移质量和数量的检查,同时数据校验的结 果也是判断新系统能否正式启用的重要依据。 对迁移后的数据进行校验:一般可以通过新旧系统查询数据

7.2.3在数据迁移完成后,需要对迁移后的数据进行校验。数

对迁移后的数据进行校验:一般可以通过新旧系统查询数

对比检查,通过运行新旧系统对相同指标的数据进行查询,并比 较最终的查询结果。 有条件的可编写有针对性的检查程序对迁移后的数据完整性 进行质量分析。

7.3.1关于信息系统安全等级保护工作,还应遵循下列现行国家 标准:《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》GB/T 22239,《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》GB/T 22240,《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》GB/T 25058.

7.3.1关于信息系统安全等级保护工作GTCC-017-2018 高速铁路用钢轨-铁路专用产品质量监督抽查检验实施细则,还应遵循下

7.3.2电子文件形成和电子档案保管单位应采取技术和管理措

7.4.1电子档案的鉴定销毁,除按照国家关于档案鉴定销毁的

8.0.2在使用因特网发布信

8.0.2任便用因特网发布信 电于档柔时,除产格遵守 《中华人民共和国保守国家秘密法》规定外,还应按照《建设工 作中国家秘密及其密级具体范围的规定》做好相关保密工作。 8.0.3在线利用系统应设置权限控制措施,实行审批和登记程 予,建立可溯源的审计跟踪记录GB/T 42103-2022 游乐园安全 风险识别与评估,其自的是确保电子档案不会超 授权范围利用、复制或公布

统一书号:15112:30084 定价:14.00元

统一书号:15112:30084 定价:14.00元

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