DB12／T 127-2018标准规范下载简介

DB12／T 127-2018 归档文件整理规范

ICS01.075 A 14

The arrangement specification of archival documents

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本标准规定了归档文件整理的术语和定义、整理原则、纸质和电子归档文件整理的一般要求、纸质 归档文件整理的其他要求及归档电子文件整理的其他要求。 本标准适用于天津市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对于应作为文书档案保存的归档 文件的整理。企业单位有其他特殊规定的GB／T 51347-2019 农村生活污水处理工程技术标准（完整正版扫描），从其规定

下列术语和定义适用于本文件。 3. 1 文书档案administrativearchives 反映党务、行政管理等活动的档案。 3. 2 归档文件archivaldocument(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 3. 3 整理arrangement 归档文件整理分为纸质文件和电子文件的整理。纸质文件整理是以件为单位进行组件、修整、装订、 编页、分类、排列、编号、编目、装盒、排架；电子文件整理是以件为单位进行组件、格式转换、元数 据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储，使之有序化的过程。

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3.4 件item 归档文件的整理单位。 3.5 档号archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序

.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于应用计算机进行档案管理， 4.4归档文件整理保证纸质文件和电子文件协调统一

5纸质和电子归档文件整理的一般要求

5.1. 1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文与附件原则上为一件（如附件内容重要且数量较多的，可各 为一件）；文件正本与定稿为一件（法律法规等重要文件应包括历次修改稿）；文件处理单、发文稿纸与 相关文件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外 文本为一件；来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件；会议记录、会议纪要一次会议为一件， 会议记录为一本的，一本为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等一册（本）为一件；信息、简报等 一期为一件。

5.1.2件内文件排序

在一件归档文件中，正文在前，附件在后：正本在前，发文稿纸和定稿依次在后；文件处理单 文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；汉文文本在前，少数民族文字文 中文本在前，外文本在后

5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 5.2.2归档文件的分类按照保管期限、年度、机构（问题）进行分类。凡单位内设机构比较健全、职 责分工比较明确且档案需移交进馆的，采用“保管期限一年度一机构”分类方法；内设机构比较简单或 职能交叉不便按机构分类的且档案需移交进馆的，采用“保管期限一年度一问题”分类方法；档案不需 移交进馆的单位，还可采用“年度一保管期限一机构（问题）分类方法；单位规模小，年度形成归档文 件数量少的，采用“保管期限一年度”或“年度一保管期限”分类方法： a) 按保管期限分类：按文件划定的保管期限分类。分为永久、定期30年、定期10年； 按年度分类：将文件按其形成的年度分类。原则上文件签发日期为文件所属年度。计划、总结、 预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期 判定所属年度：跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有

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结果）年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年度；文件无签发日期，经考证仍无法确定时， 归档年度为文件所属年度，并在备考表中说明； 按机构（问题）分类：机构分类法和问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。按机构分类： 将文件按其形成或承办机构分类。由业务部门起草，以立档单位或办公厅（室）名义发文的， 如内容属该业务部门职责范围，则应归入该业务部门；涉及多部门承办的文件，归入文件主办 部门。按问题分类，将文件按其内容所反映的问题进行分类。按问题分类，一般可分为“党群 类”、“行政类”、“业务类”等

3.1归档文件以件为单位，在分类方案的最低 3.2在分类方案最低一级类目内，同一事由的归档文件，按照文件形成先后顺序排列， 3.3会议文件、统计报表、信息简报、 刊物等成套性文件应分别集中排列

单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由 级类目内，同一事由的归档文件，按照文件形 报表、信息简报、刊物等成套性文件应分别集中

5.4.2档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13 编制。如“X061”指市档案馆第61号全宗；不需向档案馆移交档案的，全宗号为“0000”。需 可档案馆移交档案的单位，应在机构组建时向接收本单位档案的档案馆申请全宗号： 档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音大写首字母“WS”标识。 年度为文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”； 保管期限代码：归档文件的保管期限，永久、定期30年、定期10年分别以“Y”、“D30”、“D10” 标识； d) 机构（问题）代码：采用3位汉语拼音大写字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”或 “001”; e) 件号：每份归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。以4位阿拉伯数字标识，如 “0001"。 5.4.3在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容（见附录A图A.1），文件首页上端无空白 位置的，可在首页前另附白纸，填写文件题名后加盖归档章。应使用黑色、深蓝色水笔、钢笔或印油等 耐久性材料填写相关内容。电子文件可由系统在版式文件首页上端生成归档章和标识内容。 5.4.4归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号，以及页数作为 填写项目。为便于使用，填写归档章时，年度以四位阿拉伯数字标注，如“2017”；全宗号、件号可省 各虚位，如全宗号“x061”可简写为“x61”，件号“0001”可简写为“1”：保管期限使用“永久”、“30 年”、“10年”或“Y”、“D30”、“D10”标识；机构（问题）使用其名称或规范化简称标识，如“办公室”； 页数以阿拉伯数字标注，如“15”，页数具体编制要求见6.3.

5.4.3在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容（见附录A图A.1），文件首页上端无空白 立置的，可在首负前另附白纸，填写文件题名后加盖归档章。应使用黑色、深蓝色水笔、钢笔或印油等 耐久性材料填写相关内容。电子文件可由系统在版式文件首页上端生成归档章和标识内容。 5.4.4归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号，以及页数作为 真写项目。为便于使用，填写归档章时T／GRM 015-2021 干旱半干旱煤矿区微生物复垦 技术规程.pdf，年度以四位阿拉伯数字标注，如“2017”：全宗号、件号可省 略虚位，如全宗号“X061”可简写为“X61”，件号“0001”可简写为“1”；保管期限使用“永久”、“30 年”、“10年”或“Y”、“D30”、“D10”标识；机构（问题）使用其名称或规范化简称标识，如“办公室”； 页数以阿拉伯数字标注，如“15”，页数具体编制要求见6.3。

5.5.1归档文件应依据分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。归档文件目录推荐由系统生成或 使用电子表格进行编制。目录采用A4幅面，页面设置宜横向（参见附录B图B.1）。编目应准确、详细、 便于检索。

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6纸质归档文件整理的其他要求

5.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。 6.1.2归档文件已破损的，应按照DA/T25予以修复；字迹模糊或易褪变的GTCC-061-2018 电液转辙机（ZYJ9系列）-铁路专用产品质量监督抽查检验实施细则，应予复制。 6.1.3保管期限为永久和30年的归档文件，应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 6.1.4幅面过大的文件应进行折叠，尽量减少折叠层次，减少文件受损，便于阅读。

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6.5.2归档文件按“保管期限一年度一机构”或“保管期限一年度一问题”分类的，库房排架时，在 各保管期限下，将每年形成的档案按机构或问题排序依次上架；归档文件按“年度一保管期限一机构” 或“年度一保管期限一问题”库房排架时，每年形成的档案在各保管期限下按照机构或问题顺序依次上 架；归档文件按“保管期限一年度”库房排架时，在各保管期限下，将每年形成的档案依次上架，按“年 度一保管期限”分类的，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于实体管理。