标准规范下载简介

DA／T 68.1-2020 *案服务外包工作规范 第1部分：总则

本部分为DA/T68的第1部分。 本部分按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本部分由国家*案局提出并归口。 本部分起草单位：国家*案局经科司、中国中信集团有限公司。 本部分主要起草人：王雁宾、姚维冰、姜延溪、沈琛、蔡盈芳、王蕾、郝华锋、徐拥军、张晶晶

*案服务外包工作规范 第1部分：总则

DA/T68的本部分规定了*案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方* 案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。 本部分适用于指引发包方科学开展*案服务外包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展* 案服务管理体系建设，提升服务能力；为第三方机构正确评价*案服务外包承包方提*参考依据

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T19000 质量管理体系基础和术语 GB/T 19001 质量管理体系要求 GB/T 22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求 GB/T 22081 信息技术安全技术信息安全控制实践指南 GB/T 24001 环境管理体系要求及使用指南 GB/T 24353 风险管理原则与实施指南 GB/T 28001 职业健康安全管理体系要求 DA/T42企业*案工作规范

下列术语和定义适用于本文件。 3.1 外包 outsourcing 某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来上海市住宅工程质量分户验收管理办法（沪住建规范[2018[5号 上海市住房和城乡建设管理委员会2018年7月），以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、 提高效率的行为。 3.2 *案服务archivesservice 某一机构承接其他机构外包（3.1)的*案业务，为其提*相关服务的行为。 3.3 *案服务外包 archives service outsourcing 某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的*案，外包（3.1)给其他机构进行管理，委托其为本 机构提**案服务的行为。

图1*案服务外包工作中各主体之间的关系示意图

6. 1. 1合法原则

发包方应掌握整个*案服务外包工作过程中适用的国家法律法规和标准，分析其对发包范围、过程 及承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规和标准

6. 1. 2 安全原则

发包方应制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因*案服务外包引起的*案实体受损毁，或造 成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。安全管理应坚持预防为主、全程监控的原则

6. 1. 3可控原则

发包方应对*案服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理 工作、业务操作等进行必要的监督、 择低到可控范围之内

6.2发包工作过程与要求

6. 2. 1 工作过程

发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进5个步 骤.如图2所示

6. 2. 2 规划与审抵

图2发包工作过程示意图

6.2.2.1发包方应制定*案服务外包工作规划，并得到有效的授权和批准。 6.2.2.2发包方应明确*案服务外包工作责任部门和负责人，实行责任制。 6.2.2.3发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、*案的特点及其管理 要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上，分析*案服务外包的必要性与可行性，确定 *案服务外包的范围与方式， 6.2.2.4发包方应当根据国家法律法规和制度标准，对*案进行价值鉴定和密级鉴定，明确可外包* 案和不可外包*案的范围。国家法律法规规定不得外包的*案不得列人*案服务外包的范围

6.2.3承包方筛选与确定

6.2.3.1发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、*案服务外包工作规划，制定承包 方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。对于涉密或敏 感信息宜采用单一来源采购。 N 6.2.3.2发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、*案的特点及其管理要求，明确 对承包方的基本要求： a）承包方应为依法注册的法人，具有独立承担民事责任的能力； b）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明； c）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。 6.2.3.3发包方可按重要程度、密级和敏感性对*案进行分级，对于不同级别的*案选择具有不同资 质、服务能力的承包方。 6.2.3.4发包方应要求承包方提*有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人 员身份的文件或证件，营业执照和其他资质、许可文件或证件，对这些文件或证件的原件予以核实后保 存其复印件。 6.2.3.5发包方应在签订合同前对承包方开展尽职调查，核实承包方的基本信息、相关资质和许可、信 誉等，并将调查结果作为选择承包方的重要依据。 6.2.3.6发包方应通过第三方调查或评估了解每一类*案服务的基本成本构成和合理价格范围，不宜 以报价高低作为筛选承包方的唯一或最主要的标准或依据

6. 2. 4合同签订

6.2.4.1确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式的委托与被委托的法律 同的主要条款可参见附录A

同的主要条款可参见附录A。 6.2.4.2合同内容应至少包括服务内容和范围、工作场所和硬件条件、服务质量和技术标准、合同双方 的权利和义务、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、知识产权归属和处理方式、违约责任和 赔偿条款、保密条款（也可签订专门的保密协议），以及反商业贿赂条款等。

的赔偿及争端的解决机制。 6.2.4.4合同中应明确规定*案服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权，以及允许承 包方使用的内容和范围。 6.2.4.5合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件， 合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责， 6.2.4.6合同内容表述应严谨准确、清晰明确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。 6.2.4.7合同签订的手续应齐备，符合国家法律法规要求

6. 2. 5 合同执行与监督

6.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第方机构评估报告。评估报告应包含

6. 2. 6 评估与改进

6.2.6.1*案服务外包工作结束或经过一定阶段（或一段时间)后，发包方应对承包方服务质量进行评 价，评价结果作为承包方改进服务质量及今后*案服务项目准人的重要参考依据。 6.2.6.2发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度，确保评价结果的真实性和完整性；发包方 应及时总结*案服务外包工作经验教训，持续改进发包工作。

7承包方*案服务管理体系建设要求

图3承包方*案服务管理体系建设示意图

7.2.1.1承包方应根据国家法律法规和市场环境的变化、组织条件和客户需求的发展，制定 案服务业务规划，

录一般包括服务名称、服务内容、服务质量、服务期限、业务方案、安全措施等。 7.2.1.3承包方应根据*案服务对象和业务单元，制定并实施*案服务管理体系建设计划，有针对性 地持续提升基本服务能力和相应的特定服务能力。

7. 2. 2 绩效管理

承包方应建立*案服务绩效管理体系，持续改进组织绩效，以满足客户需求、实现组织发展目标。

7.3. 1人力资源管理

7.3.1.1承包方应实行有效的人力资源管理，建立胜任客户和组织要求的员工队伍， 7.3.1.2承包方应根据国家劳动法律法规，与员工签订书面劳动合同，履行用人单位义务，保障劳动者 权益。 7.3.1.3承包方应根据*案服务需要，配备*案或相关专业大学本科以上学历，或具有*案中级以上 专业技术职称的员工。承包方应保证项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性。 7.3.1.4鉴于某些*案的保密性或特殊性，承包方应对拟聘用的员工（尤其是可能接触到*案内容或 数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查，避免某些不适宜的员工接触*案内容。背景调查和 犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。 7.3.1.5承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训，至少每年开展1次不少于1天的在岗培 训。培训内容应涵盖*案法律法规、*案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理 和职业健康管理等方面的知识和要求。承包方应组织员工参加由*案行政管理部门、保密行政管理部 门、客户举办的相关法规或*案培训

Z. 3. 2 财务管理

7.3.3.1承包方应加强技术管理，确保技术的有效性和充分性，以减小技术风险、提升技术

7.3.4基础设施管理

.3.4.1承包方应配备、管理和维护提**案服务所需的各种基础设施（包括硬件设施和软件设施）， 为完成*案服务提*保障， .3.4.2承包方应根据国家法律法规和相关标准的要求、客户的需求，以及*案服务的实际需要，确定 基础设施需求，制定基础设施建设方案，配置数量充足的基础设施。 .3.4.3承包方配置的基础设施应获得相关质量保证，或通过相关质量检测。承包方应对基础设施进 行有效管理、定期维护，以保障*案服务的正常开展。

7. 4. 1 合同管理

服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付款方式、交付物、服务和交付期 限、违约责任和赔偿条款、保密条款（也可单独签订保密协议）、知识产权归属和处理方式等。合同文字 应严谨准确、清晰合理，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。 7.4.1.3承包方应严格执行合同的交底工作，避免因相关人员不了解合同具体内容而引起合同 纠纷。 7.4.1.4承包方应在商业条件发生变更时，分析变更的影响，确定是否需要与发包方协商对原合同进 行修订，从而保障合同的履行和目标的实现，

7.4.2客户关系管理

Z.4.3业务流程管理

1.3.1承包方应加强业务流程管理，建立标准作业程序，保证*案服务有序、高效开展。 1.3.2承包方的标准作业程序应符合国家法律法规的要求，符合相关标准的要求。 4.3.3承包方的标准作业程序应涵盖组织每一*案服务业务单元、项目及其每一个操作环节 且各个标准作业程序之间应相互协调

7.4.4.1承包方应建立质量管理体系，为客户提*高质量的*案服务，增进客户满意度， 7.4.4.2承包方应按照GB/T19000、GB/T19001及与客户的合同约定实施质量管理。 7.4.4.3承包方应加强对*案服务过程的监督、管理，严格控制*案服务过程中可能影响*案服务质 量的不良因素，采取防范和纠正措施。 7.4.4.4承包方应按照DA/T42开展有效的*案工作，保证*案服务过程的可追溯性

7. 5. 2 保密管理

7.5.2.1承包方应建立保密管理体系，确保客户的*案和其他信息不被非授权人接触或获知。 7.5.2.2承包方应根据*案服务业务单元、项目的特点和需求，取得相应保密资质。 7.5.2.3承包方应了解来自国家法律法规和相关方的要求，明确秘密事项的对象范围、秘密等级及其 具体要求；并结合*案服务活动中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的各个环节，制定保密制度，采取 严格的保密措施。 7.5.2.4承包方应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制，确保保密措施的具体落实及泄密责任可 追究。 7.5.2.5承包方应与员工签订书面的保密协议（或保密承诺书），要求员工承诺在工作过程中不摘抄 删改、复制、泄露发包方的*案和其他信息。保密协议的条款可参见附录C。 7.5.2.6承包方应按GB/T22080、GB/T22081或与客户的合同约定实施信息安全管理，加强计算机

7. 5. 3风险管理

7.5.4知识产权管理

7. 5. 5 环境管理

承包方应按照GB/T24001及与客户的合同约定建立环境管理体系，支持环境保护和污染预防 当案服务对环境的影响

7.5.6职业健康管理

承包方应按照GB/T28001及与客户的合同约定建立职业健康安全管理体系，保证与*案服务相 关的员工及其他人员的健康安全

8.1第三方机构工作原则

第三方机构应为与发包方或承包方无资产、行政隶属或重大利益关系的法人，能独立开展工作并承 担责任，不受或少受发包方、承包方中任何一方的影响

8. 1. 2 公正原则

第三方机构应秉承客观、中立、公正的原则，采用科学方法对承包方进行评价，避免主观偏好。

8.2第三方机构工作要求

2.1第三方机构应树立以客户为中心的理念，提*优质服务，提高客户满意度。 2.2第三方机构应通过与发包方的反复沟通、交流，充分了解发包方自身情况及其需求，从而据此 选择合适的承包方。

8.2.3第三方机构应了解国家法律法规、标准和市场环境等的变化及其影响，掌握业务范围内承包方 发展情况，了解各个承包方具体的优势与劣势。 8.2.4第三方机构应详细了解承包方的资质、服务能力、经验和信誉等情况，并将调查结果客观、真实 地反馈给发包方。

8.2.3第三方机构应了解国家法律法规、标准和市场环境等的变化及其影响，掌握业务范围内承包方 发展情况，了解各个承包方具体的优势与劣势。 8.2.4第三方机构应详细了解承包方的资质、服务能力、经验和信誉等情况，并将调查结果客观、真实 地反馈给发包方。

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，申乙双方就 致，共同订立本合同，以明确双方的权利与义务

附录A （资料性附录） *案服务外包合同主要参考条款

第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意，否则本合同的全部条款及所有附录（合称“本 合同”)构成双方就本合同内事项的协议和谅解，并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。双 方确认其在同意签署本合同时，并未依赖本合同以外的任何声明、保证或其他担保。 第二条本合同如需修订，须经甲乙双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。在修改合同 达成之前，本合同继续有效。 第二章服务内容、范围、地点和时间

第三条服务内容（根据*案服务项目的具体情况及双方约定拟写） 第四条服务范围（根据*案服务项目的具体情况及双方约定拟写） 第五条 工作场地 乙方在 为甲方提*服务，并应主动接受甲方对工作场地的监督、检查。 第六条 服务时间（根据*案服务项目的具体情况及双方约定拟写）

第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方*案的真实、完整、可用和安全。 第八条乙方的*案整理服务质量应满足以下标准的要求： （1）GB/T9705文书*案案卷格式 （2）GB/T11821照片*案管理规范 （3）GB/T11822科学技术*案案卷构成的一般要求 （4）GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归*与*案管理要求第一部分：电子文件归*与 当案管理 (5) GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 （6）GB/T50323一2001城市建设档案著录规范 (7）GB/T50328—2014 建设工程文件归档规范 (8) DA/T 13 档号编制规则 (9) DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 (10) DA/T 18 档案著录规则 (11) DA/T 19 档案主题标引规则

(12) DA/T 22 归档文件整理规则 (13) DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (14) DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 (15) DA/T 39 会计档案案卷格式

(12) DA/T 22 归档文件整理规则 (13) DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (14) DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 (15) DA/T 39 会计档案案卷格式

第九条乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求： （1）DA/T31纸质档案数字化技术规范 （2）DA/T43缩微胶片数字化技术规范

第九条乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求： （1）DA/T31纸质档案数字化技术规范 （2）DA/T43缩微胶片数字化技术规范 (3)

第十条乙方的其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。 第十一条如果本合同第八、九、十条所提及的标准存在相矛盾之处GB 50425-2019 纺织工业环境保护设施设计标准(完整正版、清晰无水印).pdf，以甲方的规定或要求为准 第四章服务费用与付款方式 第十二条服务价格（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写） 第土三条付款方式（根据档案 服务项目的具体情况及双方约定拟写

第十四条甲方应按照本合同第四章约定的金额和付款时间向乙方支付服务费用。 第十五条甲方应指定工作人员负责执行本合同，支持和配合乙方的工作，并为乙方完成本合同 规定服务提供必要的条件， 第十六条申方的委托行为及其他相关档案管理行为，须遵守国家法律法规规定。由于申方违法 违规操作造成的损失，责任由甲方承担。 第士七条甲方须尊重并保护乙方的商业秘密和知识产权

第三十六条甲方档案本身所包含的知识产权由原所有人所有。 第三十七条乙方根据本合同规定服务对甲方档案进行著录、标引、扫描、摘录、汇编、研究、出版 等而产生的知识产权归甲方所有。 第三十八条由乙方形成的，可脱离于甲方档案或本合同服务内容而独立存在的知识产权，如商 示、软件著作权、专利技术、商业秘密等，归乙方所有

第三十九条乙方未按照合同规定提供服务或服务质量未达要求而导致申方蒙受经济损失的，乙 方应向甲方赔偿直接经济损失。 第四十条因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方 音偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确 定，或提交仲裁机构裁决 第四十一条因甲方原因导致乙方不能按照约定履行合同或乙方知识产权被侵害的，甲方应向乙 方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失

第四十九条在求助于外部争议解决机制前，合同双方应试图通过发好协商解决与本合同相关的 争议。 第五十条协商不成，交由被告方所在地仲裁机构裁决或有管辖权的法院处理；争议的解决适用 中华人民共和国法律。 第五十一条即使存在争议，双方应继续最大程度地履行各自在本合同下的义务。 第十二章其他 第五十二条本合同受中华人民共和国法律约束，并依据中华人民共和国法律进行解释。本合同 未尽事宜，依照有关法律法规执行；法律法规未作规定的，甲乙双方可以达成书面补充协议， 第五十三条本合同的附录和补充协议均为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等的法 律效力。 第五十四条本合同经双方签字盖章后生效。 第五十五条本合同一式 份，双方各执 份，对双方均具有同等法律效力。 甲方：（盖章） 乙方：（盖章） 法定代表人/授权代表人：（签章） 法定代表人/授权代表人：（签章） 日期： 日期：

附录B （资料性附录） 承包方员工备案表样式 承包方员工备案表样式见表B.1。

表B.1承包方员工备案表

注：本表由发包方长期保存

DB43／T 351-2019 装配式空腹楼盖钢网格盒式结构技术规程(完整正版、清晰无水印).pdf附 录 C （资料性附录） 承包方员工保密协议参考条款