CJJT117-2017标准规范下载简介

CJJT117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范

表F.0.1保管期满档案销毁清册

F.0.2保管期满档案销毁清册内容的填写，应符合下列

1序号应以一份文件为单位编写GB／T 13747.9-2022 锆及锆合金化学分析方法 第9部分：镁含量的测定 火焰原子吸收光谱法和电感耦合等离子体原子发射光谱法.pdf，用阿拉伯数字从1起依 次标注。 2文件档号应填写档案保管单位所赋予的编码。 3文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应 根据内容拟写标题，拟写标题外应加“”符号。 4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号。 5责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任 者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 6日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图

应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示， 和 日”应分别用两位数字表示。 7保管到期日应填写文件保管到期的年、月、日。 8·销毁意见应填写“销毁”。 9鉴定人应填写主要鉴定工作人员

.0.1保管期满档案续存清 样应符合表G.0.1的规定

表G.0.1保管期满档案续存清册

1一为便于在执行本规范条文时区别对待，本规范对条文要 求严格程度不同的用词说明如下： 1）表示很严格，非这样做不可的： 正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”； 2）表示严格，在正常情况下均应这样做的： 正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得” 3）表示充许稍有选择，在条件许可时首先这样做的： 正面词采用“宜”，反面词采用“不宜； 4）表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用 “可”。 2条文中指明应按其他有关标准执行的写法为：“应符 合·的规定”或“应按··执行”

《建设工程文件归档规范》GB/T50328 《计算机场地通用规范》GB/T2887 《计算机场地安全要求》GB/T9361 《建设电子档案元数据标准》CJ/T187 5 《纸质档案数字化技术规范》DA/T31

建设电子文件与电子档案管理规范

在使用本规范时能正确理解和执行条文规定，《建设电子文件与 电子档案管理规范》编制组按章、节、条顺序编制了本规范的条 文说明，对条文规定的自的、依据以及执行中需注意的有关事项 进行了说明。但是，本条文说明不具备与规范正文同等的法律效 力，仅供使用者作为理解和把握规范规定的参考

1.0.1为适应我国建设行业信息化发展的要求，规范建设电子 文件的形成、归档以及建设电子档案的管理，确保建设电子文件 与电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性，维护 历史记录完整，保障建设电子文件和电子档案的安全保管，促进 建设档案信息资源的有效开发利用，制定本规范。此条既是制定 本规范的目的，也是制定本规范的指导思想

子文件和电子档案的管理。凡从事城乡规划、建设及其管理 产生、保管、利用建设电子文件和电子档案的单位都应执行 见范，并按本规范的规定对建设电子文件和电子档案进行全 理。

1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范

应符合现行《城市建设档案著录规范》GB/T50323、《建设工程 文件归档规范》GB/T50328、《城建档案业务管理规范》CJJ/T 158、E.《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187等标准规范的 规定。

2.0.1建设电子文件

建设电子文件主要包括建设业务管理电子文件和建设工程电 子文件两大类。其中建设业务管理电子文件主要产生于建设系统 各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、 建筑业、住宅房地产业、察设计咨询业、市政公用事业等行政 管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、 公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防 等专业管理单位）：建设工程电子文件产生于工程建设活动中， 主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文 件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件

2.0.5电子文件管理系统

电子文件管理系统主要负责从业务系统中对电子文件进行识 别、捕获，维护文件之间、文件与业务之间的各类关系，并支持 文件存储、维护、利用和处置等管理和控制活动的信息系统。也 可以辅助管理非电子的实体文件的管理，如建设工程文件归档管 理系统等。电子文件管理系统是电子文件从业务系统迁移到城建 档案信息管理系统的中介和桥梁，是电子文件全过程管理的 环。

业务系统是用于支持单位业务工作开展，并形成电子文件的 管理系统，既包括常用的办公自动化系统、电子商务系统、财务 管理系统等，也包括城市规划管理系统、建设工程管理系统等专 门、专业系统。

个结构规范的信息包中的过程。封装形成的数据单元称为

装包。封装包的数据结构称为封装格式。在封装包中，数据和元 数据在逻辑上既是结合的，又是相互独立的。当数据发生变化 时，元数据可以记录这些变化，同时元数据本身也可以变化。

电子签名有多种形式。不是所有的电子签名都具有法律凭证 乍用，只有可靠的电子签名才具有法律凭证作用。电子签名同时 符合下列条件的，视为可靠的电子签名： 1电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人 专有； 2一签署时电子签名制作数据仪由电子签名人控制： 3签署后对电子签名的任何改动能够被发现： 4签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现 电子签名需要第三方认证的，应由依法设立的电子认证服务 提供者提供认证服务

电子签章是电子签名常见的表现形式，是使用电子印章签署 电子文件的过程。电子签章中只有包含具有法律效力的数字证 书，才具有法律凭证作用。带有数字证书的电子签章可视为可靠 的电子签章，可靠的电子签章可保障电子文件的真实性、完整性 以及签名人对电子文件的不可否认性。数字证书是依据《中华人 民共和国电子签名法》，由电子认证机构采用电子签名技术颁发 给用户、用以在数字电文中证实用户真实身份的一种数字凭证。

2.0.25城建档案信息管理系

城建档案信息管理系统是城建档案管理机构以正确且长期有 效的方式存储、管理电子档案并提供利用的软件信息系统

3.0.1电子文件的形成是文件生命周期的开始，电

.01电手文件的龙形成是文件生邮同期的升始，电于文件形成 单位应遵循电子文件形成的特点及规律，按文件生命周期管理原 则和文件管理部门的要求，结合本单位信息化建设、业务工作和 档案工作的实际情况开展电子文件的管理工作，并保障电子文件 的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性 电子文件的真实性是指建设电子文件的内容、结构和背景与 形成时的原始状况一致。一份真实的建设电子文件应符合下列条 牛：一是文件与其制文自的相符；二是文件的形成和发送与其既 定的形成者和发送者相吻合；三是文件的形成或发送与其既定时 间一致。为了确保文件的真实性，机构应执行并记录文件管理方 针和程序，便于控制文件的形成、接收、传输、保管和处置，从 而确保文件形成者是经过授权和确认的，同时文件受到保护能够 防止未经授权进行的增、删、改、利用和隐藏。 电子文件的完整性是指建设电子文件的内容、结构和背景信 息等无缺损并且未加改动。为防止文件未经授权而改动，文件管 理方针和程序中应明确下列事项：文件形成之后可对文件进行哪 些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来 负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标 明并可跟踪。 电子文件的可靠性是指建设电子文件的内容可信：可以充 分、准确地反应其所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续 的事务活动过程或活动中可以以其为依据。 电子文件的可用性是指电子文件可以被检索、呈现和理解。 包括信息的可识别性、存储系统的可靠性，存储媒体的完好性和 容性等。可用的文件应能够表明文件与形成它的业务活动和事

3.0.2电子文件形成单位应使用电子文件管理系统，实现

艺业务管理系统和城建档案信息管理系统之间的衔接，确保实 电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程管理

立业务管理系统和城建档案信息管理系统之间的衔接，确

务管理电子文件的形成、捕获、积累、整理和归档以及定期 自地城建档案管理机构移交的职责

要加强前端控制。前端控制就是把一切需要和可能在文件形成阶 段，基至文件形成以前实现的档案管理功能尽量提前到这些阶段 进行。前端控制是实现电子文件全过程管理的重要保障，是全 面、系统、优化思想的集中体现；是确保电子文件真实、可靠、 完整、安全、长期可读的有效策略；也是优化管理功能，提高管 理效率的科学理念。

3.0.7电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证， 数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等。具体应包括以 下四个方面： 1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作

3.0.7电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证，

0.7电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保 文据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等。具体应包括 下四个方面，

4.1.6为保证电子文件在形成后不被非正常修改、获取和删除，

4.1.6为保证电子文件在形成后不被非正常修改、获取和

自前可采用的有效措施包括电子签名技术、文件加密技术、电子 水印技术等。 电子文件长期保存的自标要求是： 第一，保存电子文件的比特流。通过对电子文件存储媒体的 保护和迁移，确保存储其中的物理数学文件信息能被准确完好地 读出。 第二，保存电子文件的出处/来源。电子文件的出处能证实该 言息的来源和历史，有助于确认该信息是真实、完整和可信的 第三，保存电子文件格式与处理信息。通过保存有关电子文 牛的编码、格式、标记、结构、压缩、加密等方面的技术方法信 息，确保能够识别和解析电子文件的内容。 第四，保存电子文件的管理手段。包括：电子文件的内容校 验、身份认证、版本演变、知识产权管理机制、信息安全管理机 制等。这样做的目的是为了确保能可信、可靠和合法鉴别、使用 被保存的电子文件。 因此，电子文件长期保存的最终自标是能够证明当前保存的 电子文件能够真实地还原原始的电子文件信息，也就是保证归档 电子文件的真实性。

等特征，按照图1所示的层级结构，采用年度一机构一主题方法 设置分类方案，或采用机构一年度一主题等方法设置分类方案：

图1业务管理电子文件分类方案层级结构

2对工程电子文件，可运用参建单位、文件类别、 项、专业等特征，采用图2所示的层级结构，按建设工程

2工程电子文件分类方案层级结构

类别一单位工程一分部（子分部）一分项的逻辑方法设置分类 方案。 对电子文件分类方案中的每个层级应进行命名，命名时应根 据层级内电子文件内容和业务特征提炼出类名：类名一般不应超 过30个字。

来组织分类方案和管理电子文件，并应支持按分类方案中的所有 类目提供元数据描述，同时宜支持跨维度查询、统计及分析 管理。

5.1.1、5.1.2电子文件形成单位，包括各业务管理部门和工程 建设单位。 各业务管理部门应根据本单位业务范围和工作性质，制定本 单位电子文件归档范围和保管期限表。 工程电子文件形成单位，如建设、勘察、设计、施工、监理 等单位，应按照现行国家标准《建设工程文件归档规范》GB/T 50328制定工程电子文件的归档范围和保管期限。 5.1.3各业务管理部门应根据《城市建设档案管理规定》（原建 设部令第90号）、《城市房地产权属档案管理办法》等，向城建 档案管理机构移交在工作中形成的业务管理档案和业务技术档 案，以及有关城市规划、建设及其管理的政策法规、计划规划等 方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基 础资料。 城建档案馆应制定《向城建档案馆移交的业务管理档案范 围》，进一步明确各业务管理部门向城建档案馆移交的档案内容 和范围。

5.1.1、5.1.2电子文件形成单位，包括各业务管理部门和工程 建设单位。 各业务管理部门应根据本单位业务范围和工作性质，制定本 单位电子文件归档范围和保管期限表。 工程电子文件形成单位，如建设、勘察、设计、施工、监理 等单位，应按照现行国家标准《建设工程文件归档规范》GBT 50328制定工程电子文件的归档范围和保管期限

设部令第90号）、《城市房地产权属档案管理办法》等，向城建 档案管理机构移交在工作中形成的业务管理档案和业务技术档 案，以及有关城市规划、建设及其管理的政策法规、计划规划等 方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基 础资料。 城建档案馆应制定《向城建档案馆移交的业务管理档案范 围》，进一步明确各业务管理部门向城建档案馆移交的档案内容 和范围。

5.2.1归档的电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存

5.2.1归档的电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存 的文件格式。 1政府采购自录收录的其他正版软件所生成的文本文件也 可以直接归档：如WPS。 2·数据文件除应以其产生的数据库环境为依托进行归档 维持数据原始面貌外，还可将数据文件转换为可以脱离数据库系

统读取的数据表文件归档。脱离数据库系统归档的数据表文件以 MicrosoftOffice、wPSOffice以及政府采购自录收录的其他正 版软件所生成的表格文件格式归档。 3图像文件以JPEG、TIFF格式归档，较为重要的拍摄图 象可以RAW格式归档。 4一各类图形文件中失量图以原始生成格式归档

1）登记的时间或处理的过程。 2）当一份文件拥有一个以上的版本时，允许用户选择至 少以下一种方式：一份登记了若干版本，将所有版本 集合为一份的文件；一份只登记了一个版本的文件； 一份登记了若干版本，每个版本都作为独立一项的 文件。 3）为电子文件归类决策提供自动化的支持，提供如下手 段：为用户制作唯一分类表；为每个用户存储一个关 于用户最近使用过文件的清单；提示用户其最近使用 最多的文件：提示用户与其正在使用电子文件相关的 文件；提示用户来自文件元数据元素的文件，如：用 于文件标题的关键字：提示用户来自文件内容的文件。 4）充许一名用户将已完成的捕获过程传输给另一个用户。 5）对手有多个成分组成的电子文件，能够将这些文件视 为一份单一、不可分割的文件进行处理，保持文件多 个成分间的关系，保持文件的结构完整，支持不久将 进行的集成恢复、展示、管理。 6）支持在登记电子文件方面的自动化辅助功能，可给不 同种类的文件自动提取足够的元数据

5.3.2捕获过程中应注意下列问题

1记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值 的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。如正式文件为纸质 的，如保管部门已开始向计算机全文的转换工作，则应保留与正 式文件定稿内容相同的电子文件，否则可根据实际条件或需要 确定。 2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取 安全措施，电子文件不应被非正常改动。同时应随时对电子文件 进行备份，存储手能够脱机保存的存储媒体上。

电子文件形成单位的业务系统应设置归档整理功能，城

5.4.2电子文件形成单位的业务系统应设置归档整

建档案管理机构应提供整理电子文件的数据组织方式、信 方式等。

5.5.5电子签名格式应符合现行国家标准《信息安

用的U盘。U盘，全称USB闪存盘，英文名“USBflash disk”。它是一种无需物理驱动器的微型高容量移动存储产品， 通过USB接口与电脑连接，实现即插即用

检测电子文件的内容真实性时，宜采用验证电子签章合 方法，辨别电子文件内容的真实与否

档案，应数据完整、内容准确、编目及著录规范；在进行离线移 交电子档案时，应做到存储媒体外观完好、整洁无损；无计算机 病毒。

6.1.4对改建、扩建和维

程，建设单位在竣工验收前应组织监理单位、设计单位、施工单 立、竣工测量单位，对各自产生的收集汇总好的工程电子文件进 行验收，并按本规范要求，向城建档案管理机构移交一套电子 档案。

6.1.6在移交电子档案之前，移交单位应确定电子栏

1.6在移交电子档案之前，移交单位应确定电子档案的密

涉及国家秘密的文件进行审核，对需要变更密级和解密的 ，应按照有关规定，进行变更密级和解密工作。对需要继续 的文件，应明确文件的解密日期

6.2.1在接收电子档案时，应按照本规范第5.6.2条和第

储在脱机媒体中的电子档案，宜采用定期检测方法，抽样率不低 于电子档案总量的10%；机读检测应检验系统中运转的在线数 据，通过电子档案真实和完整性检测、存储器I/O性能检测等 技术，宜采用定期检测方法，遍历检测系统中运行的全部电子档 案数据和存储器。

7.1.6备份宜采用先进成熟的技术和设备为电子档

独立的长期保存运行环境，确保所备份的电子档案数据安全和恢 复快捷。

1.7完全备份是对整个系统进行完全备份，包括系统和数

7.1.7完全备份是对整个系统进行完全备份，包括系

差异备份是对自上次完全备份之后有变化的电子文件备份。增量 备份是对上次备份以来改变了的所有文件备份

7.1.8脱机备份是指用存储媒体进行数据备份，热备份是指通 过网络系统进行数据备份

2.1在计算机软硬件系统升级或更新之后，媒体过时或电 案编码方式、存储格式淘汰之前，电子档案保管单位应将电 案迁移到新的系统、存储媒体或进行格式转换，其目的是保 子档案可被持续访问和利用

.2.！在计算机软硬件系统开级或更新之后，媒体过时或电于 当案编码方式、存储格式淘汰之前，电子档案保管单位应将电子 当案迁移到新的系统、存储媒体或进行格式转换，其自的是保证 电子档案可被持续访问和利用。 7.2.3在数据迁移完成后，需要对迁移后的数据进行校验。数 据迁移后的校验是对迁移质量和数量的检查，同时数据校验的结 果也是判断新系统能否正式启用的重要依据。 对迁移后的数据进行校验：一般可以通过新旧系统查询数据

7.2.3在数据迁移完成后，需要对迁移后的数据进行校验。数

对迁移后的数据进行校验：一般可以通过新旧系统查询数

对比检查，通过运行新旧系统对相同指标的数据进行查询，并比 较最终的查询结果。 有条件的可编写有针对性的检查程序对迁移后的数据完整性 进行质量分析。

7.3.1关于信息系统安全等级保护工作，还应遵循下列现行国家 标准：《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》GB/T 22239，《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》GB/T 22240，《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》GB/T 25058.

7.3.1关于信息系统安全等级保护工作GTCC-017-2018 高速铁路用钢轨-铁路专用产品质量监督抽查检验实施细则，还应遵循下

7.3.2电子文件形成和电子档案保管单位应采取技术和管理措

7.4.1电子档案的鉴定销毁，除按照国家关于档案鉴定销毁的

8.0.2在使用因特网发布信

8.0.2任便用因特网发布信 电于档柔时，除产格遵守 《中华人民共和国保守国家秘密法》规定外，还应按照《建设工 作中国家秘密及其密级具体范围的规定》做好相关保密工作。 8.0.3在线利用系统应设置权限控制措施，实行审批和登记程 予，建立可溯源的审计跟踪记录GB/T 42103-2022 游乐园安全 风险识别与评估，其自的是确保电子档案不会超 授权范围利用、复制或公布

统一书号：15112：30084 定价：14.00元

统一书号：15112：30084 定价：14.00元