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DB32／T 1086-2022 高速公路建设项目档案管理规范.pdf

DB32/T1086—2022 代替DB32/T1086—2008

Management specification for archive of expressway constructionproje

GBT 35732-2017标准下载江苏省市场监督管理局发布 中国标准出版社出版

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范围 规范性引用文件 术语和定义 总体原则和要求 项目档案工作职责 项目档案管理制度体系与业务规范 项目文件形成 项目文件整理 10 1. 项目文件审查与归档 ...19 11 项目档案信息化管理 ."21 12 项目档案汇总、移交及保管利用. 13 项目档案登记 14项目档案专项验收. 附录A（规范性）高速公路建设项目档案常用表式和图例·… 附录B（规范性）高速公路建设项目档案分类编号体系表· 附录C（规范性）高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限、归档文件清单·…………….77 附录D（资料性）桥梁单位工程归档文件清单 ................202 附录E（资料性）隧道单位工程归档文件清单 附录F（规范性）项目峻工图编制要求 附录G（规范性）高速公路建设项目电子档案范围 附录H（资料性）高速公路建设项目峻工文件用表….….…….…… 附录I（资料性）高速公路建设项目案卷题名及文件题名示例…… ....*358

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高速公路建设项目档案管理规范

本文件规定了高速公路建设项目（以下简称“项目”档案管理的总体原则和要求、项目档案工作职 责、制度规范建设、项目文件形成、项目文件收集、项目文件整理、项目峻工图的编制、项目文件的审查与 归档、项目档案的汇总与移交、项目档案登记、项目档案专项验收。 本文件适用于江苏省境内新建、改建和扩建高速公路建设项目档案管理，独立桥梁、独立隧道项目 以及其他公路建设项目可参照执行。

3.1 项目文件recordsforproject 项目建设全过程中产生的，反映项目立项、实施、管理、监督等情况的文字、图表、音像、实物等各种 形式和载体的文件材料。 3.2 项目电子文件electronicrecordsforproject 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。 注：项目电子文件包含文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。 3.3 项目档案archivesforproject 具有保存、查考利用价值的，经过鉴定、系统整理并归档的项目文件材料。 3.4 项目电子档案electronicarchivesforproject 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的 集合。 3.5 项目文件归档filingofprojectrecord 项目各参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目建设单位档案管理机 构的过程 3.6 项目档案移交transferofprojectrecord 建设单位根据相关规定、合同或协议将有关项目档案移交项目接管养护单位、项目主管部门或有关 档案管理机构的过程。 3.7 项目档案管理卷descriptivefileof theprojectarchive 建设单位档案管理机构在管理项目过程中形成的，包括项目概况、合同段划分、参建单位归档情况 说明.档案收集整理情况说明.交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案券

3.1 项目文件recordsforproject 项目建设全过程中产生的，反映项目立项、实施、管理、监督等情况的文字、图表、音像、实物等各种 形式和载体的文件材料。 3.2 项目电子文件electronicrecordsforproject 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。 注：项目电子文件包含文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。 3.3 项目档案archivesforproject 具有保存、查考利用价值的，经过鉴定、系统整理并归档的项目文件材料。 3.4 项目电子档案electronicarchivesforproject 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的 集合。 3.5 项目文件归档filingofprojectrecord 项目各参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目建设单位档案管理机 构的过程。 3.6 项目档案移交transferofprojectrecord 建设单位根据相关规定、合同或协议将有关项目档案移交项目接管养护单位、项目主管部门或有关 档案管理机构的过程。 3.7 项目档案管理卷descriptivefileof theprojectarchive 建设单位档案管理机构在管理项目过程中形成的，包括项目概况、合同段划分、参建单位归档情况 说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷

4.1.1项目法人负责制

4.1.1.1项目法人（建设单位)对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。 4.1.1.2项目自筹备起到项目峻工，项目法人（建设单位)全过程组织开展项目档案管理工作，同时接受 项目所在地上级及同级行业主管部门、档案主管部门的管理和指导。 4.1.1.3项目法人（建设单位）明确项目档案工作的分管负责人，设立与项目建设管理情况相适应的管 理机构，建立覆盖全项目参建各单位（含设计、施工、监理、加工制造、咨询、外包服务等单位）的工作网

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络，网络运转稳定，组织协调有效。 4.1.1.4项目法人（建设单位)负责组织、协调和监督、指导参建各单位，完成各自职责范围及合同规定 的项目文件（含电子文件)的形成、收集、整理、归档，确保项目档案与工程建设同步收集、同步整理、同步 归档，并加强对参建各单位档案管理工作的考核， 4.1.1.5项目法人（建设单位)对项目文件材料及项目档案的完整性、规范性、系统性进行全面审核，并 负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交等工作；项目参建各单位负责对各自形成的项 目文件和项目档案的完整性、规范性、系统性、有效性进行自检·并对项目法人（建设单位）负责

4.1.2.1项目参建各单位应明确档案工作责任部门（或管理机构)和责任人，明确档案岗位（机构）及人 员的职责与要求，实施项目档案工作的组织与管理，做好项目文件的收集、整理、归档和项目档案（含电 子档案）的核验、汇总等工作。 4.1.2.2项目参建各单位档案人员应具备档案专业知识、技能及专业培训经历，了解项目管理和相关工 程专业知识。从项目开工到峻工，项目参建各单位以及档案外包服务单位应保持档案人员稳定，如遇调 整，应报经项目法人（建设单位）同意后及时清点交接项目文件，办理交接手续。 4.1.2.3档案人员应参与工作例会和工程质量检验会，设备开箱，重大会议和活动、阶段性检查、合同段 （各单项)验收以及项目交(峻)工验收等建设管理工作，参与并做好项目文件收集归档和项目档案的审 核验收等工作

4.1.3.1项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交融入项目建设的全过程，与项目建设同步 进行。 4.1.3.2遵循高速公路项目基本建设程序各阶段文件的自然形成规律和成套性原则，保持项目文件和 案卷间的内在有机联系， 4.1.3.3纸质档案应完整、准确、系统、安全与有效利用。电子档案应真实、完整、安全、可用、便于长期 保存。

4.2.1纳入项目管理体系

项目法人（建设单位)以及参建各单位应重视项目档案工作，在项目管理体系相关制度、规范中明确 提出档案管理要求，提供并保障项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源，确保项目档案 管理集中统一、规范有效、安全保密

4.2.2纳入项目建设程序

项目进行单位、分部、分项工程质量等级评定和合同段交（峻)工前，应同步核查应归档文件材料 整程度与整理质量，并提出核查意见。对于不符合档案管理标准要求或未能通过档案核查的，项！ （建设单位）不应组织合同段或项目的交（峻）工验收

4.2.3纳入合同内容

2.3.1 1项目法人（建设单位）在与参建各单位签订合同、协议时，设立专门条款，明确约定项目文件 子文件)的形成质量、归档范围、整理标准、归档时间、载体、套数、电子文件存储介质、格式、安全保 关费用以及违约责任等管理要求。

4.2.3.2项目参建各单位因一方违约或其他因素导致项目合同中止或解除合同的，中止履约方应按约 定要求将已完工程形成的项目文件及时向项目法人（建设单位)或总承包单位提交审核归档，不得以任 可理由扣留或拒绝提交应归档文件和档案。 4.2.3.3建设项目采用档案外包服务或档案委托业务服务的，项目法人（建设单位）应参照DA/T31、 DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3等的规定，将外包服务纳人项目建设管理、合同管理、考核管理同 步规范实施，从比选确定外包服务单位到档案委托业务实施完成的全过程，确保合法、合规、安全、可控。

4.2.4纳入考核管理

在项目建设程序、进度计划、阶段目标、履约考核、劳动竞赛、评定与验收等方面，同步部署项目档案 工作目标、计划与要求，同步开展档案管理，同步开展检查与考核·监督整改并闭合

5.1项目法人（建设单位）职责

5.1.1遵照项目档案工作相关法律、法规和标准规范，完成自身形成的项目文件（含电子文件)立卷归 档工作，全面负责并全过程组织、协调和监督、指导参建各单位开展项目档案管理工作。 5.1.2结合项目实际，制定项目档案管理规划和工作大纲，及时调整并不断完善项目档案管理制度体 系和业务规范要求，组织参建各单位进行宣贯、培训和交底，确保档案管理制度和业务要求执行有效。 5.1.3将项目文件和项目档案管理履约情况，纳入履约考核内容；对项目文件管理、归档质量及完成进 度等情况进行同步检查，并与考核结果挂钩。 5.1.4会同有关单位对参建单位移交的项目档案进行检查、审核和汇总，完成项目档案管理登记，组织 参建各单位实施好项目交（峻)工验收阶段及缺陷责任期项目档案管理工作，并按有关规定做好档案保 管移交。 5.1.5将项目档案信息化管理纳入项目信息化建设内容，统筹规划，同步实施。积极推进电子档案管 理应用系统建设，并与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素 合规。 5.1.6采用档案外包服务单位式的项目，建设单位应遵守政府采购、招投标等法律法规，采用询价或招 投标方式确定外包服务单位；与外包服务单位应签订服务合同，明确档案服务范围、服务内容、业务标 准、管理要求、知识产权、研究成果权益归属、违约责任等；将档案安全保密管理列入项目档案信息化工 作重要内容，按附录A的图A.17的要求签订保密协议；对外包服务单位进行全过程监督和管理，

5.2.1按照项目档案相关规定和合同约定，向项目法人（建设单位)提供符合归档要求的设计文件、变 更文件、施工图纸、设计专题及相关电子文件进行归档平利县八仙中学地质灾害治理施工组织设计， 5.2.2对于施工中的方案、技术、材料、工艺等变更，设计单位应出具变更依据文件（含图纸)；变更文件 或图纸应完整、真实、准确、规范并签证有效

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5.3.4项目试运行期（缺陷责任期），继续收集归档所形成的项目文件（含电子文件），确保项目峻工档 案完整、准确、可用、安全

5.5.1实行总承包制的项目，总承包单位按照与项目法人（建设单位）的合同约定以及相关要求，负责 总承包范围内项目档案工作的组织与管理，负责对各分包单位项目文件和项目档案的审查与汇总并向 项目法人（建设单位）归档，接受项目法人（建设单位）的监督和指导， 5.5.2各分包单位负责其分包范围内项目文件的收集、整理，提交总承包单位审核、汇总，总承包单位 出具审查意见。

5.6科研、技术咨询等单位职责

石灰粉煤灰稳定碎石施工工艺流程图5.7档案外包服务单位职责

5.7.1参照DA/T68.1、DA/T68.2、DA/T68.3的相关规定，档案外包服务单位为项目建设单位提供 档案整理、数字化、咨询等业务服务，接受项目建设单位管理、监督、考核并对其负责，同时接受监管部门 的监督、考核。 5.7.2签订并切实履行档案服务外包合同（见图A.16)和承包方员工保密协议（见图A.17)，采用承包 方员工备案表（见表A.14)对工作人员实行登记，并向项目建设单位报备。 5.7.3按照项目档案管理体系建设要求，明确自身工作职责和管理体系；制定档案服务目录、服务细 则、建立标准作业程序；配备具有相关专业大学本科以上学历或档案专业中级以上专业技术职称的员 工；提供符合相关规范标准要求并满足项目管理需求的软、硬件设施设备；服务质量应满足相关档案业 务标准规范要求，并向项目法人（建设单位）报备相关材料。 5.7.4在项目档案外包服务的规划、合同签订、合同执行及接受监督、评估与改进等过程中，档案外包