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DB35／T 1856-2019 档案数字化操作规程 纸质档案.pdfDB35/T 18562019
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7.2.1数字化管理部门根据数字化工作方案制定调卷计划，拟定数字化对象，提交审批书（档案数字 化审批书参见附录A中的表A.11），按序时进度分批次向档案保管部门提出申请。 7.2.2档案保管部门事先对档案进行清点，经数字化管理部门核对后，填写出库申请单（档案数字化 实体出库申请单参见附录A中的表A.12）。经相关责任人批准后，按照档案库房管理规定办理移交手 续。
7.3.1数字化过程中应做好涉密文件的筛选工作。已有涉密文件记录的，应按照记录进行筛选；缺少 密件记录的，应逐卷、逐页翻阅，并根据文件上的涉密标识进行筛选。 7.3.2涉密文件主要包括：标注有密级的文件、文号带“密”的文件、盖有密件收发章的文件和密码 电报等，有解密标识的除外。 7.3.3登记时以标注有密件信息的一份完整的涉密文件为单位，详细记录档号、密级、起止页号等信 息（档案数字化抽取密件情况登记表参见附录A中的表A.13）。 7.3.4核对密件记录的准确性后，将密件逐一放入专用文件袋中。文件袋标注应清晰准确，与密件 一对应。抽件时，应保持密件的完整性，不得遗落档案。 7.3.5抽出的密件应按照保密要求进行管理。 7.3.6数字化过程中，一旦发现涉密文件，应立即停止加工，移交数字化管理部门处置，
GB 50497-2019：建筑基坑工程监测技术标准（无水印，带书签）DB35/T18562019
7.4.2.1检查并剔除案卷中的装订物（如金属夹、回形针、订书钉、大头针等），并将排列顺序不准 确的档案进行重排。 7.4.2.2拆除装订物应以保护档案为原则，难以恢复原貌的不得拆除。 7.4.2.3拆除装订物造成破损的，应及时与数字化管理部门进行沟通处理
7.4.3档案保护性处理
7.4.3.1档案粘连或破损严重、霉坏及其他无法直接进行扫描的，应填写处理单（档案数字化实体修 复情况登记表参见附录A中的表A.14），由专业人员进行技术处置。 7.4.3.2页面破损但能够扫描的，可先扫描再送修复
7.4. 4 填写备考表
7.4.4.1档案有重新整理编页、页面破损、缺页等情况的，应在备考表上注明。 .4.4.2备考表中应注明文件总页数、重份文件、特殊档案和其他需要说明的情况，如照片、邮票、 信封、税票、商标、实物、名人手迹等，
7.4.4.1档案有重新整理编页、页面破损、缺页等情况的，应在备考表上注明。
7. 5. 1 基本要求
扫描应以保证档案实体安全、保持档案原貌和信息完整、满足利用要求为原则。可根据档案实 数字化目的、数字化规模、网络和存储条件等选择相应的扫描方式和设备，并进行相关参数的 调整。
7.5.2.1扫描应按照档案标明的页号顺序进行，保证图像顺序号连续且与档案页号一一对应，做到不 缺页、不重页；扫描图像内容应清晰完整，包括文件上的正文、页号、有关标记等。一般对档案逐页进 行扫描，不可多页重叠扫描， 7.5.2.2初始扫描时，保持档案平整，对褶皱不平影响图像质量的档案，应先进行平整处理后再扫描。 有粘连的档案，不能折叠当前页，允许露出与当前贞相连的前后贞档案。尽量将档案纸张放置端正，最 大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。 7.5.2.3档案扫描以白底为主。纸质偏薄的双面文字档案则以黑底扫描，避免背面影像显透，影响阅 读；破损或缺角较大的档案用黑底扫描，便于辨识缺损部位。 7.5.2.4附录A中的表A.9中登记的扫描页数与前处理填写的页数一致，不一致时应查找原因并整改。 7.5.2.5一般档案用普通平板扫描仪；纸张质量好、尺寸一致、未装订、无粘连或折角的档案可用高 速扫描仪；字迹过于贴近装订边缘的档案，可用书刊扫描仪；书籍或胶装成册的档案可用零边距扫描仪。 7.5.2.6幅面较大的档案可采用大图扫描仪或专业扫描仪，也可分幅扫描后进行图像拼接处理。分幅 扫描时，应使各区域的大小尺寸相近，相邻幅面之间应有重叠部分，重叠尺寸一般不小于单幅图像对应 原件尺寸的1/3，并说明分幅方法， 7.5.2.7珍贵目尺寸不规则的档案， 米用标 只原件大小
7. 5. 3扫描参数
5.3.1扫描参数的选择，应保证产生的数字图像清晰、不失真，图像效果接近档案原貌，并综 后期存储与利用方式等因素。
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7.5.3.2采用不低于24位真彩色模式进行扫描。 7.5.3.3扫描分辨率不小于300dpi；文字偏小、密集、清晰度差的档案，可适当提高分辨率；纸质 照片档案扫描分辨率不小于600dpi；应进行仿真复制、印刷出版的档案，扫描分辨率不小于600dpi。 .5.3.4扫描格式主要有TIFF、JPEG和JPEG2000等通用格式，压缩比率的选择应兼顾图像质量、便 用需求与存储能力。一般档案可用JPEG格式；重要档案、历史档案、有仿真复制和出版需求的档案， 可用无损压缩TIFF格式。可根据全文检索等实际需要，开展图像光学字符识别（OCR），将图像转换为 双层OFD或PDF格式。
7.5.4.1图像命名方式应以档号为基础，确保图像命名的唯一性和与对应档号的一致性。 7.5.4.2图像存储为单页文件时，按档号与图像流水号组合的方式对图像命名；图像存储为多页文件 时，按档号对图像命名L档案数字化图像命名与存储示例（以件为单位）参见附录A中的表A.15，档案 数字化图像命名与存储示例（以卷为单位）参见附录A中的表A.16]。 7.5.4.3建立科学的图像存储路径，确保数据挂接的准确性。一般采用档号层级文件夹进行存储， TPEG/TIFF格式保存图像时，一份文件建立一个文件夹；OFD/PDF格式保存图像时，一份文件合成一个 OFD/PDF文件。
7.6.1.1以便于阅读为原则，把图像的底边作为基准进行纠止，确保图像整体不偏斜。 7.6.1.2特殊形制的页面，以直角边为基准：若图像内容与介质不平行，则以介质为准。
7.6.2.1图像裁边时，应保留 宜在距页边最外延2mm～3mm处裁剪。 裁剪后应保留粘连线或装订中缝，
扫描过程中产生的污点、污线、黑边等杂质，在不影响档案有效内容的情况下，应进行去污 污过程遵循保护档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变、斑点、水渍、污点、装订 迹。 V
7.6.4图像质量检查
加强图像质量的检查工作（档案数字化图像抽检情况登记表参见附录A中的表A.17），重点包括以 下方面： a 图像色彩模式、分辨率、保存格式、压缩比率及命名符合要求情况； b) 图像画幅数与档案页数相符情况： C 图像页号及排列顺序与档案原件一致性情况； d) 漏页、重复和页号错误情况； e) 图像完整性、清晰度、色差、彩线、褶皱、压字及失真等情况； f）图像纠偏、裁边、去污等情况。
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7.7.1根据DA/T18、DA/T20.1和DB35/T161等要求，结合档案实际，确定著录要求、著录项目、 著录细则和目录数据格式等。 7.7.2以尊重事实、准确有效为原则开展著录工作，形成完整的目录数据。 7.7.3若档案数字化前已有目录的，应充分尊重原有成果，只对不完整、不合格的目录进行修改或重 新著录。 7.7.4优先采用可将数据转换为DBF、XLS等通用格式的数据库。数据库结构应注重保持档案的内在联 系，以便于数字化成果的管理和利用。 7.7.5采用计算机自动校验与人工检验相结合的方式，对著录项目的完整性、著录内容的规范性和准 确性等进行检查（档室数字
7.8.1目录数据和图像加载到服务器汇总，实现目录数据与图像的关联。 7.8.2对挂接结果进行逐条检查，包括目录数据与图像对应的准确性、已挂接图像数量与扫描数量的 一致性等，确保导入数据库管理系统的目录数据与图像完全匹配，并与档案实体保持一致，
7.8.1目录数据和图像加载到服务器汇总，实现目录数据与图像的关联。
7.9数字化成果验收、移交和备份
7.9.1验收方式和对象
.9.1.1数学化实施单位应对档案数学化成果进行验收，也可请第三方数学什 验收。 7.9.1.2根据内容的不同，采用人工或计算机自动校验的方式进行检查。 7.9.1.3验收宜采用分批次验收和整体验收相结合的方式进行。验收合格的，出具批次检验报告和验 文单（档案数字化图像验收单参见附录A中的表A.19，档案数字化目录验收单参见附录A中的表A.20）； 验收不合格的，应先整改再验收。各批次验收均合格后，方可进行项目整体验收。 7.9.1.4验收对象包括：图像数据、目录数据、数据挂接、工作文件等。
7.9.2图像数据验收
7.9.2.1采用计算机自动校验的方式对图像的色彩模式、分辨率、压缩比率、格式、命名和可读性等 进行100%检查，合格率应达到100%。！ 7.9.2.2采用人工抽检的方式对图像的完整性、排列顺序的正确性和图像质量等进行检查，抽检率不 低于5%，合格率应不低于99.9%。
7.9.3目录数据验收
7.9.3.1采用计算机自动校验的方式对目录著录项目的齐备性和格式的规范性进行100%检查，合格 率应达到100%。 7.9.3.2采用人工抽检的方式对目录内容的完整性、准确性等进行检查，抽检率不低于5%，合格率 应不低于95%。
7.9.4数据挂接验收
采用计算机自动校验的方式对数据挂接的准确性、一致性等进行100%检查，合格率应达到10
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7.9.5 工作文件验收
7.9.6数字化成果移交和备份
方式对工作文件的完整性和规范性进行100%检
7.9.6.1验收合格的数据应按要求进行移交，填写数字化成果移交单（档案数字化成果移交单参见附 录A中的表A.21），办理交接手续，并及时将目录数据和图像数据迁入数据库管理系统。 7.9.6.2数字化成果移交后应进行保存和备份，确保数据安全。数字化实施单位可根据实际情况制定 备份方案，综合使用磁盘、磁带、光盘和胶片等介质，采取在线、近线和离线等方式，实现数字化成果 的分层次、多套、异质备份。同时，还应按照要求适时对数字化成果进行异地备份。 7.9.6.3做好备份载体标识，对备份载体和数据进行必要的校验，检查载体的可用性、病毒情况和数 据的完整性、可读性等。
7.10.1扫描完成后，应将密件放回原卷，并按要求对档案实体进行装订。 7.10.2缺少卷内目录或原卷内目录不准确的案卷，应重新打印卷内目录，装订时可保留原卷内目录。 7.10.3根据案卷原装订方式，靠装订边将文件整理整齐；没有足够装订位的页面，先用材质、颜色相 近的纸张加边；粘连不牢的浮贴等小页面档案，可用修专用浆糊加固避免脱落。 7.10.4尽可能利用原孔装订；若需重新打孔的，应沿装订边适当处进行操作，不可触及档案内容。 7.10.5逐卷检查档案装订质量，避免出现文件颠倒、顺序错误等问题，
7.11.1数字化工作完成后，宜先消毒再入库。入库时应清点档案数量，确认无误后填写档案实体归还 入库移交单（档案数字化实体归还入库移交单参见附录A中的表A.22），分批次归还至档案保管部门。 7.11.2档案保管部门应对归还 确认无误后，按照库房管理规定办理手续。
纸质档案数字化管理登记表示例见表A.1至表A.22.
附录A （资料性附录） 纸质档索数字化管理登记表示例
表A.1档索数字化监控硬盘更换情况登记表
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表A.2档案数字化安全巡查情况登记表
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表A.3档索数字化访客出入情况登记表
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表A.4档案数字化设备维护检修情况登记表
表A.5档案数字化成果备份清单
表A.5档紧数字化成果备份清单
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表A.6档案数字化存储数据迁移/修改情况登记表
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表A.7档索数字化硬盘/光盘使用情况登记表
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数字化加工环节（口前处理口担播口图像处理口图像质检口直求著录口直永质检口装订）
表A.8档索数字化加工环节实体流转情况登记表
表A.8档索数字化加工环节实体流转情况登记表
DB35/T1856—2019表A.9档案数字化加工流程单流水号：案卷总体情况非密件处理情况密件处理情况装订数据序号档号密件数密件前处理扫描图像图像目录目录前处理扫描图像图像目录页数目录挂接装订装订备注页数处理质检著录质检处理质检著录质检（页/条）(页)质检(页)(件)(页)(页)(页)(页)(页)(条）（条）(页)(页)(页)(页)（条）（条）(页)注：流程单随档案在数字化各环节中流转，集中记录每卷/件纸质档案（以档号为单位）从抽取密件到装订每个环节的数量，操作人员和时间等信息。抽取密件：非密件环节一一前处理：扫描：图像处理：图像质检：目录著录：目录质检：密件环节一前处理：扫描：图像处理：图像质检：目录著录：目录质检：数据挂接：装订：装订质检：17
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表A.10档案数字化加工现场工作日志
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表A.11档案数字化审批书
表A.11档案数字化审批书
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表A.12档案数字化实体出库申请单
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表A.13档案数字化抽取密件情况登记表
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表A.14档案数字化实体修复情况登记表
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档案数字化图像命名与存储示例（以卷为单位）
DB35/T1856—2019表A.17档案数字化图像抽检情况登记表第批次画幅总数：抽检数：抽检率：画幅数序号档号抽检情况备注（页数）地文标准信息服务平台情况汇总责任人：日期：25
DB35/T1856—2019表A.18档案数字化目录抽检情况登记表第批次目录总数：抽检数：抽检率：序号目录数档号抽检情况备注（条数）情况汇总责任人：日期：26
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表A.19档案数字化图像验收单
DB35/T 18562019表A.20档案数字化目录验收单第批次序号全宗号目录号(年度）起止卷（件）号卷（件）数案卷级目录数文件级目录数质检人验收人验收结果备注注：“目录号（年度）”栏目中，以岳为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。慧服务平台审核人：审核结果：28
表A.21档案数字化成果移交单
GA 1151-2014标准下载表A.21档案数字化成果移交单
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表A.22档索数字化实体归还入库移交单
DB35/T1856—2019附录B（资料性附录）纸质档案数字化工作操作流程图纸质档案数字化工作操作流程见图B.1。档案出库抽取密件非密件前处理非密件扫描非密件图像处理非密件目录著录密件前处理密件扫描密件图像处理密件目录著录数据挂接数字化成果验收、移交和备份务平台档案装订归还入库注：虚线框部分为涉密档案数字化加工环节。若无密件，可略过。图B.1纸质档案数字化工作操作流程图31
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11DA/T31—2017纸质档案数字化规范
JTS／T 198-1-2019 水运工程信息模型应用统一标准档案数字化操作规程 纸质档案 DB35/T1856—2019
2019年10月第一版2019年10月第一次印