标准规范下载简介

对公司QEOHS管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门和场所使用文件为有效版本。

适用于对公司QEOHS管理体系所使用的文件控制。

负责公司QEOHSM手册和公司QEOHS管理体系程序文件的审批发布。

负责审批和发布公司各自职责和权限范围内的有关文件山东济宁市最简易的钢结构施工组织设计，负责文件评审工作。

负责所有文件和资料的归口及归档管理。负责公司QEOHS管理体系文件的发放、标识、使用、修改、作废和换版等全过程活动的管理，并结合年度内部审核和管理评审等活动，组织相关职能部门对文件的适宜性、有效性、充分性进行评审。

负责相关文件的编写和管理，并配合综合办公室作好相关程序文件的修改和评审工作。

项目经理批准项目经理部文件和管理并配合综合办公室作好相关程序文件的修改和评审等项工作。

4.1 文件的分类及编号

1）公司QEOHS管理体系类文件；

2）其他管理/行政类文件。

1）国家、行业、地方法律法规、标准、规范、图集等；

2）有关主管部门文件；

3）图纸、合同、公路、市政、桥涵、隧道等工程技术文件等。

a）质量手册： 公司名称代号—质量手册代号—年度、版次。

例如：LQSD—SC—，表示公司于2005年编制的第1版质量手册。

b）程序文件：公司名称代号—程序文件代号、序号—年度、版次。

例如：LQSD—CX03—，表示公司于2005年编制的第1版第3号程序文件。

4.2 受控文件的范围

受控文件的具体范围详见编制的“受控文件清单”，其中：

a) 公司QEOHSM手册；

b) 公司QEOHS管理体系程序文件；

c) 其他支持性文件，例如：施工组织设计、质量计划、作业指导书、报告、表格、记录等。

1) 工程设计图纸资料、公路、桥涵、隧道设计图纸资料、设备使用说明书等；

2) 有关法律法规、标准和规范等；

4.3 文件的编制、审核和批准

公司QEOHSM手册由管理者代表审核，总经理批准、发布。

公司QEOHS管理体系程序文件由各程序的归口管理部门负责编写，部门负责人审核，管理者代表批准、发布。

对外来文件，由部门负责人审核，总经理/管理者代表批准后按发放范围实施发放。

4.4 文件的发放和领用

由综合办公室按规定的发放范围发放文件，并登记《文件收发登记表》。

对QEOHS管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都应得到相应文件的有效版本和“文件修改通知单”。

公司QEOHS管理体系受控文件由领用人在《文件收发登记表》签名领取，例如：收文在外地需邮寄时，需在《文件收发登记表》相应栏注明谁经手办理。每份文件都应有相应的发放编号，以便于追溯。

公司QEOHS管理体系文件属于公司重要文件，是涉及公司秘密和知识产权的企业标准，相关文件持有人员领取文件后，不得借给其他人使用或复印，更不能转送给外单位或个人。

当文件使用人的文件破损或丢失时，应经文件管理部门负责人批准后办理更换手续，补发新文件，新文件应给予新的编号，由文件管理人员将原破损或丢失的文件的发文编号进行登记，原破损文件无法使用的作废, 丢失的如是受控文件应注明原发文号作废,必要时将作废的发文号通知有关部门。

按公司《档案管理办法》相关规定执行。

受控文件在封面左上方加盖“受控”字样标识并应有发放唯一编号，或在收发文记录本等管理体系文件上以文字记录标识。

非受控文件做发文记录。

作废文件在封面右上方加盖“作废”字样的印章。

保留的作废文件应在封面右上方加盖“保留”字样的印章。

4.7 文件的评审、更改换版及批准手续

在文件实施过程中,由于各种原因（例如：公司的组织机构、工程范围、工作流程和适用的法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。由综合办公室组织各部门对所管理的文件进行评审。

文件需要更改时，由更改提出人或更改部门负责人填写“文件修改审批表”，说明更改原因和更改内容，经相关责任人审批后更改生效并按文件发放程序执行。

文件经多次更改后文件需大幅度修改和标准更换时，可进行换版，原版文件作废换发新版本。

文件更改、换版的审批按原审批程序进行。

4.8 文件的借阅办法

a) 需借阅文件的人员应经文件管理部门负责人批准后，办理借阅手续。

b) 需借重要文件的人员应经文件管理部门负责人批准后，按管理规定借阅文件。原稿文件一律不外借，以防文件丢失和损失。

市政道路高边坡防护工程施工组织设计4.9 作废文件处理

作废文件由文件管理人员按《文件收发登记表》收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，文件管理人员填写“作废、销毁文件清单”，经文件管理部门负责人批准后统一销毁。

工程管理部应每年检查所使用的法规、标准等外来文件是否为有效版本，如有变更应会同综合办公室进行及时更改，并通知有关部门。

4.10 文件保留的期限

文件资料归档保管期，根据国家档案局的有关规定按永久、长期、短期划分：

a) 永久卷保管期限50年以上，

b) 中期卷16年至50年，

c) 短期卷15年以下，（一般QEOHS管理体系文件保留三年）。

所有存入软盘归档的文件唐家河风景区步游道工程施工组织设计，均有备份，并要进行标识，具体操作按公司《档案管理办法》执行。