DB12／T 544-2014 标准规范下载简介

DB12／T 544-2014 南水北调工程项目档案归档整理规范

3.3电子文件材料收集

DB12/T5442014

3.3.1记求了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子支件材料及其电子版本的 定稿均应保留 3.3.2收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件材料的电子版本。 3.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存储格式、文字处理工具 等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件材料以XML、RTF、TXT为通用格式。 3.3.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料，收集时应将其转换成 通用格式，如无转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件材料以JPEG、TIFF为通用格式。 3.3.5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应注明其软硬件环境和相 关数据。 3.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文件材料，应同时收集其 非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件材料以MPEG、AVI为通用格式。 3.3.7对用音频设备获得的声音文件材料，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 音频电子文件材料以WAV、MP3为通用格式。 3.3.8对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件材料原则上应转换成通用型电子文件材料，如不能转换，收集时则 应连同专用软件一并收集。 3.3.9具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料GB/T 51350-2019近零能耗建筑技术标准，扫描型电子文件材料应符合下 列要求： 1）扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前期审批 文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、许可 证、验收鉴定书等。 2）工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩 色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。 3） 工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。 4）扫描分辨率应大于或等于300dpi。

1）扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前其 文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、 证、验收鉴定书等。 2 工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照 色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。 3） 工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。 4扫描分辨率应大于或等于300dpi

4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文件材料的整理应 符合下列要求： 1）案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。 2 凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件材料，应附 份复印件。 3 案卷内的文件材料保管期限应一致。如保管期限不一致，在确定保管期限时，要以案卷中 保管期限最长的那份文件材料确定本卷保管期限。 4）案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm（约180页左右），图纸一般不超过40mm。 4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保 管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组 卷。组卷可采用如下方法：

4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文件材料的整理应 符合下列要求： 1）案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。

4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保 管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组 卷。组卷可采用如下方法：

DB12/T5442014

DB12/T5442014

DB12/T5442014

8）案卷封面排列在卷内目录之前。 8案卷脊背的编制应符合下列规定： 1）案卷脊背内容包括：保管期限、档号、案卷题名（案卷脊背式样见附录B.4）。 2）保管期限、档号、案卷题名：填写方法同5.1.7。 9 案卷目录的编制应符合下列要求： 1) 案卷目录内容包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、卷号和备注（案卷目录 式样见附录B.6）。 2 序号：应填写登录案卷的流水顺序号。 3) 档号、案卷题名、保管期限：填写方法同5.1.7。 编制日期：卷内文件材料的起止年、月、日。 总页数：案卷的总页数。 盒号：案卷装具的排列序号。 7) 备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 8) 案卷目录要一式三份。两份作为项目法人的档案交接凭证；一份作为档案的检索工具。同 时交电子文档一份。 10案卷的装订应符合下列要求： 装订的案卷，其各部分的排列顺序为：封面一卷内文件材料目录一文件材料一备考表一卷 皮。 2) 文件材料可采用多份文件材料组成一卷装订与单份文件材料组成一卷装订两种形式；成套 的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。 3 案卷内超出卷盒幅面的文件材料应叠装。破损的文件材料应修复 案卷内不应有空白页，金属物要剔除。 对规格小于A4纸大小不易装订的文件材料要进行托。 6) 案卷装订采用线绳三孔左侧装订法（横排文件材料装订字头朝左）。三孔之间的间距为 180mm（即孔距为90mm），装订位置在案卷左侧中部，距订口边12～15mm。装订要整齐、 牢固，便于保管和利用，不掉页、不倒页、不压字。若遇装订线上有字迹的，应加贴装订 边。 7) 不能装订的材料（证书、标签、商标、说明书等）应装于封口的档案袋中作为一卷，并附 卷内目录和备考表，案卷封面应用A4纸打印并粘贴在档案袋正面。 8） 成册的书本式文件材料可保持原状（不包括含有便用塑料封皮和塑料器具等装订的易腐 蚀、老化的文件材料）作为一卷，在封面左上角加盖档号章（样式见附录A图A.1）。档 号填本卷的档号，序号不填。 9 外文资料应保持原来的案卷及文件材料排列顺序、文号。 高来和可股临度注合注

4.1.10案卷的装订应符合下列要

4.2.1声像材料的整理应遵循建设项目声像档案的形成规律，保持案卷内声像档案的有机联系，便于 声像档案的保管和利用。 4.2.2声像材料整理前应对声像材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、 主要人物等主要因素的声像材料归档。 4.2.3照片档案组卷应符合下列要求：

1照片数量较多时，可选择重要的、有代表性的照片归档，印制成标准6英寸照片。

DB12/T5442014

DB12/T5442014

4.3电子文件材料整理

4.4.1纸质文件材料归档的装具应符合下列要求：

4.4.1纸质文件材料归档的装具应符合下列要求：

DB12/T5442014

4.4.2照片档案归档的装具应符合下列要求：

5.1.1竣工图是建设项目档案的重要组成部分，应做到完整、正确、清晰、系统、修改规范、签字手 续完备。项目法人应负责或委托有资质的单位编制总平面图和综合管线峻工图，并应在档案验收前，完 成项目总平面图的编制工作。施工单位应以单位工程或专业为单位编制工图。如果施工单位委托设计 单位编制竣工图的，应明确规定施工和监理单位的审核和确认责任。 5.1.2工图应真实反映工程项目验收的实际情况。有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套峻 工图应附目录、编制说明及鉴定意见。 5.1.3按施工图施工没有变动的，可利用原施工图作为竣工图，由施工单位在图标栏上方（或左侧） 空白处逐张加盖并签署竣工图章（样式见附录A图A.2）。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得 代签。 5.1.4有一般性的设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可以在原施工图上更改，要在说明栏 内注明变更依据文件材料的编号及更改人姓名、更改时间。更改必须规范，其杠改（文字、数字）、划 改（线条）和圈改（局部图形）应使用碳素墨水或蓝黑墨水标注清楚，书写采用仿宋字体，并按要求加 盖并签署竣工图章。 5.1.5凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制峻工

DB12/T5442014

图A.3）栏内注明“竣工阶段”和绘制峻工图的时间、单位、责任人。监理单位应认真履行审核职责， 在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（样式见附录A图A.4）

编制竣工图应依据设计施工图、设计交底记录、设计变更文件材料、图纸洽谈记录等文件 材料，并与其相符合。 图纸宜采用国家标准图幅。不需要重新绘制的竣工图应使用新的或干净的施工图。 3) 图上更改处说明（引出的细实线约为45°，说明线与图框平行）应在图纸的空白处，不 遮盖其他线条。 4） 有关施工技术要求或材料明细表等有关文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内 容较多时，可采用注记说明。 5) 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在 原图空白处重新绘制。 6) 图纸更改标记、次数用字母a、b、C、表示，更改几处可用阿拉伯数字1、2、3、表 示。如b3表示第二次更改的第三处。 7) 新增加的文字说明，可在涉及的竣工图上作相应的添加和变更， 竣工图按单位工程（分部或单元工程）、装置（工程具体部位）、图号（成套）或专业编 制，并配制详细编制说明和目录。 9) 图纸变更部位应由工程技术人员进行更改；监理人员负责审核更改依据和准确度；档案管 理人员负责检查更改图

5.2.1竣工图按专业、图号排列

5.2.2一个单位工程的图纸数量少可组成一卷，卷内图纸的排列按原设计图纸的目录进行；图纸的数 量较多，可按不同的专业组成若干案卷，不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷。 5.2.3图纸有目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部 图（即地质图、水工图、电气图、管线图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。竣工图 与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。 5.2.4既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字 材料排前，图纸排后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，文字材料排 后。 5.2.5图纸一般采用蓝晒图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 5.2.6竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 5.2.7图纸应采用与档案归档文件相统一的标准A4幅面。 5.2.8成套的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。不装订的图纸，要逐件编号。 每张图纸为一件，编号采用阿拉伯数字从“1”开始。每件的左上角空白处应加盖档号章，并填写档号 章上的各项内容（整理时先用铅笔在左下角编临时的顺序号或代号）。档号填本卷图纸的档号，序号填 每张图纸在本卷图纸中的排列顺序，用“几分之几”表示，如1/20表示本卷共有20张图纸，此为第 张。

工程完工后，项目法人应及时完成工程文件材料的归档工作。归档文件材料的内容与形式应 案整理规范要求。

7.2.1工程级著录项目及著录标准

工程级著录项目见表4

DB12/T5442014

分类号：由大类、属类的编号组成。 建设工程规划许可证号：核发“建设工程用地规划许可证”的编号。 工程名称：工程项目全称，以移交单位清册、案卷封面或工程竣工图图标为准。 项目法人：移交清册或建设工程规划许可证的项目法人全称，以公章为准。 密级、保管期限：应按照国家相关规定划分 照片总卷数：工程建设中形成的照片档案总案卷数量。 照片总张数：工程建设中形成的照片档案总张数， 库存地址：库号十列（排号十节（柜)号十层号。 工程简介：概括描述工程建设情况、补充建设工程照片档案信息，

7.2.2单位工程级著录项目及著录标准

单位级著录项目见表5

表5单位工程级著录项目

单位工程级著录标准 单位工程名称：项目名称。 卷数：单位工程照片的案卷数量。 建设地点：单位工程坐落的准确位置 建设时间：单位工程的竣工时间。 附注：单位工程需说明的情况。

7.2.3案卷级著录项目及著录标准

案卷级著录项目见表6

DB12/T5442014

案卷级著录标准 档号：分类号十案卷号。 照片盒号：案卷在工程档案案卷中的顺序编号。 案卷题名：案卷目录中的案卷标题。 载体类型：感光胶片、数码照片等不同载体形式 照片总数：案卷内照片的总张数。 库存地址：库号十列(排)号十节(柜)号十层号。 整编人员：著录整理人员姓名

7.2.4文件材料级著录项目及著录标准

文件材料级著录项目见表7

件材料级著录项目见表

表7文件材料级著录项目

照片题名：被拍摄建筑物、构筑物、会议的具体照片名称。 拍摄地点：被拍摄的建筑物、构筑物坐落地点或会议、活动召开地点。坐落地点要求包括所在 区名称、街道名称及门牌号。召开地点一般指会议活动召开场所名称。 拍摄人员：照片拍摄人员姓名，必要时可加写单位。 拍摄日期：照片拍摄的具体年、月、日。 一页号：照片在卷内的页码的编号。 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张照片影 像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容做出补充；其他需要说明的事项亦可在此栏表述， 如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

电子档案著录应符合8.2的规定。

电子档案著录应符合8.2

DB12/T5442014

7.4.1项目法人应在工程文件材料归档前，组织实施著录工作。 7.4.2依据著录对象的不同，档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件材料级三级。工程（项 目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录；案卷级著录是对一个 案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录；文件材料级著录是对一份文件材料的内容和形式特征进行 分析、记录。 7.4.3著录用文字应规范化；文件材料编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中 的数字一律用阿拉伯数字；其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。 7.4.4著录信息来源于被著录的档案；单份文件材料著录时，主要依据文头、文尾；一个案卷著录时， 主要依据案卷封面、卷内文件材料目录、备考表等；被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、 资料。 7.4.5档号是档案保管部门在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案件号、件 号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“二”号，占一个字节。工程级的档号由分 类号、项目号组成。案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成（即工程档号十案卷号）。文件材料 级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成（即案卷档号十件号或页号）。件号或页号是指 案卷内每一文件材料的顺序号或首页的编号。此项著录是由档案保管部门填写。 7.4.6缩微号是档案保管部门赋予档案缩微品的编号。此项著录是由档案保管部门填写。 7.4.7存放地址著录档案存放处的编号。此项著录是由档案保管部门填写。 7.4.8密级是指文件材料保密程度的等级，一般按文件材料形成时所定密级著录，对已升、降、解密 的，应著录新密集。此项著录是由档案保管部门填写。 7.4.9保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保持的时间，一般分为永久、长期、短期。保管期 限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的，应著录新的保管期限。此项著录是由档案保管部 门填写。

DB12/T5442014

附录A （资料性附录） 图章样式

图A.1档号章（比例1：1，单位mm）

图A.2竣工图章（比例1：1，单位mm）

DB12/T5442014

图A.3竣工图标题栏（比例1：1，单位cm）

图A.4竣工图确认章（比例1：1，单位mm

DB12/T5442014

DB12/T5442014

表B. 2卷内备考表

DB12/T5442014

比例1：2 单位：mm D=20mm、30mm、40mm（可根据需要设定）

比例1：2 单位：mm D=20mm、30mm、40mm（可根据需要设定）

DB12/T5442014

DB12/T5442014

B.6照片档案案卷封面式样

DB12/T5442014

案卷题名 拍摄时间 年至 年 保管期限 密级 编制单位 编制日期 年 月 日

B.7照片档案卷内目录

B.7照片档案卷内且录

DB12/T5442014

B.4册内照片卷内目录

DB12/T5442014

B.9照片档案册内备考表

DB12/T5442014

表B. 5 册内备考表

DB／T60-2015 地震台站建设规范 地震烈度速报与预警台站B.10数码照片电子档索目录

表B.6数码照片电子档案目录

B.11录像（录音）电子档索目录

GB／T 50491-2018 铁矿球团工程设计标准DB12/T5442014

表B.7录像（录音）电子档索目录

DB12/T5442014