标准规范下载简介
DA／T 85-2019 政务服务事项电子文件归档规范.pdf6.1.1政务服务事项电子文件归档工作流程包括一体化在线平台归档功能的开发和部署、电子文件归 档范围和档案保管期限表的制定和审核、归档配置、开展归档等工作。 6.1.2应先完成电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核，以及一体化在线平台归档功能的 开发和部署，再根据电子文件归档范围和档案保管期限表进行归档配置，最后由系统根据归档配置进行 归档，归档工作流程示意图参见附录A。
2电子文件归档范围和档案保管期限表的制定
6.2.1应依据国家档案局令第8号以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求制定 政务服务事项电子文件归档范围与档案保管期限表，政务服务形成的纸质文件归档范围与档案保管期 限按其执行。保管期限分为定期和永久，定期不应低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。 6.2.2电子文件归档范围和档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项（如子项）为单位制定。 5.2.3政务服务事项的电子文件归档范围包括： a）反映政务服务事项办理部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门工作、国家建设和历史 研究具有利用价值的电子文件； b） 政务服务事项办理部门办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件； c）其他对政务服务事项办理部门的工作具有查考价值的电子文件。 6.2.4政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子 文件及元数据一并归档。 6.2.5用以证明行政执法全过程，满足司法审查等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料应当归 档，包括：证据性材料、程序性材料、结果性材料。
5.3.2归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料
1归档配置以政务服务事项的最小细分项进行设置 2归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料目录、归档辅 。归档辅助信息可根据归档工作实际进行设置SY／T 6849-2012标准下载，政务服务事项的归档材料目录示例参见附录B。
政务服务事项电子文件以单个办件为基本单位分两个阶段归档，一般由系统自动进行： a）第一阶段是在一体化在线平台上进行的预归档，这一阶段对电子文件及元数据进行收集和整 理，形成完整的归档信息包，并进行清点和生成验证消息； b） 第二阶段是脱离一体化在线平台（或脱离一体化在线平台的业务归档模块），将归档信息包交 换到电子档案管理系统（或一体化在线平台的电子档案管理模块）上进行的正式归档，这一阶 段进行归档信息包的数据交换、归档检测、整理编目等过程，形成政务服务事项电子档案。 政务服务事项电子文件归档步骤见图1
DA/T 85—2019开始文件收集1整理补充材料形成归档信息包是是否可以清点补充材料不通过否通过容缺归档生成验证信息1数据交换归档检测登记编目形成电子档案结束图1政务服务事项电子文件归档步骤6.4.2文件收集政务服务事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动将政务服务事项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中，并符合以下规定：a）采集的电子文件组件存储格式符合第9章的规定；b）采集的元数据符合第8章的规定；c)电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行，以计算机自动采集为主，必要时可人工补充。6.4.3整理将采集的电子文件组件及元数据按7.2的规定有序地存放至归档文件夹中，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名。141
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6.4.4形成归档信息包
对归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点。归档的电子文件门类、保管期限、件数 归档信息包中的归档配置信息相匹配，元数据符合第8章的规定。经清点，电子文件组件及元数 失的应予以补充，补充完整后重新归档；因特殊原因无法补充则在归档配置信息中记录原因后容
6.4.6生成验证信息
术手段生成验证信息，确保其可道溯。生成的 息单独保存，并与归档信息包建立关联
6. 4. 7 数据交换
将归档信息包从一体化在线平台交换到电子档案管理系统，并按第10章的规定生成政务服务事项 电子文件交换目录作为系统间交换凭据。数据交换一般基于WebService等通用标准的统一数据交换 接口实现。基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的，此步骤将归档信息包从 体化在线平台的业务归档模块交换到电子档案管理模块
包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技 术检测和验证，记录检测时间、结果，并向 本化在线平台反馈检测结果
档库进行登记，并自动编制档号，生成归档目录和归档登记表： a）可按7.3规定的命名规则将电子文件号自动转换为由全宗号、档案门类代码、机构（问题）代码 等要素组成的档号； b 对归档信息包中的基本信息进行解析，自动生成归档目录； C) 根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作，但不得修改电子 文件和办理阶段元数据的原始内容
6. 4. 10 形成电子档案
将完成归档的政务服务事项电子档案导人电子档案管理系统正式库，由政务服务机构的档案部 进行管理
7归档信息包的内容、结构和命名规则
1政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包，归档信息包的内容为单个 务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。 2政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、基本信息和办理流程信息三类。政务服
事项电子文件归档内容见表1。
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表1政务服务事项电子文件归档内容
7.1.3归档内容中电子文件的题名著录应符合DA/T18一1999的规定，文件存储格式应符合第9章 的规定。
7. 2. 1±一般结构
7.2.1.1归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号命名的归档文件夹，归档文件夹内存放 归档的电子文件组件和元数据。 7.2.1.2电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排列，并存放在以归档材料目录命名 的文件夹中，一般决定类的电子文件组件排序在第一位。电子文件的归档材料目录及排序参见附录B， 归档信息包的一般结构示例参见附录C。
7.2.2.1对于已办结并归档的政务服务事项电子文件，在变更或补正电子文件及元数据时采用嵌套结 构形成新的归档信息包。 7.2.2.2嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致，在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后 的元数据信息和电子文件组件。 7.2.2.3原始的归档信息包排序在第一位，补正后的元数据信息、新补正的电子文件组件参照一般结 构进行分类和排列，其内容结构示例参见附录D。
7.3. 2 部门代码
部门代码共9位，由6位行政区划编码和3位部门编码组成。行政区划编码参见中华人民共利 政部发布的行政区划代码。部门编码参见C0109.1一2018中的中央业务指导（实施）部门代码 机构编制部门按统一标准制定的部门编码，不足3位的前面补“0”。
7.3.3.1事项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准，一般由事项类型代码、 主项代码和子项代码组成。 7.3.3.2事项类型代码共2位，参见C0109.1一2018中4.4的内容。 7.3.3.3主项代码共5位，参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码。 7.3.3.4子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。其中，一级子项代码共3位，事项 无子项则以000表示。二级及以上子项代码各2位，事项无二级及以上子项则不显示。各级子项代码 之间以“”连接
共4位，以数字字符表示，表示该政务服务事项白
保管期限分为定期和永久。定期以字母“D”和保管时限表示，如“D30”：永久以字母“Y”表
归档流水号以7位阿拉伯数字表示，为同一分类体系下归档信息包的顺序代码
归档配置信息以XML格式文档保存， 对政务 务事项设定的档材科目 归档情况和实际采集归档的电子文件组件等信息，用于归档电子文件的清点和归档完整性检测 “归档配置信息XML”，其元数据描述符合表2的要求。 归档配置信息的格式示范参见附录E
表2归档配置信息的元数据描述
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基本信息以XML格式文档保存 信息，命名为“基本信息.XML”，其元数 居描述符合表3的要求，其中办理阶段 统实际形成的元数据可进行扩展。其 式示范参见附录E。本标准只规定描述政 项电子文件归档的最基本元数据集合，政务服务 C 0109.22018
表3基本信息的元数据描述
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的办理流程信息，命名为“办理流程信息 允附求E
表4办理流程信息的元数据描述
9电子文件的存储格式要求
1.1政务服务事项电子文件的存储格式以一体化在线平台上形成时原采用符合标准要求的 准。 1.2政务服务事项电子文件的存储格式应能在脱离一体化在线平台的情况下正确读取与使用，
10政务服务事项电子文件交换目录
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表5交换目录的元数据描述
DA/T 85—2019附录（资料性附录）归档工作流程示意图政务服务事项电子文件归档工作流程示意图（见图A，1）。开始制定电子文件归档范围和档案保管期限表不通过提交档案行政管理部门审核通过开发部署归档功能进行归档配置开展归档工作结束图A.1政务服务事项电子文件归档工作流程示意图151
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附录B （资料性附录） 政务服务事项的归档材料目录 表B.1～表B.9给出了行政许可事项（见表B.1）、行政处罚事项（见表B.2）、行政强制事项（见 表B.3）、行政征收事项（见表B.4）、行政给付事项（见表B.5）、行政检查事项（见表B.6）、行政确认事项 （见表B.7）、行政奖励事项（见表B.8）和行政裁决事项（见表B.9）的电子文件归档材料目录和排列 顺序。
表B.1行政许可事项电子文件的归档材料目录和排列顺序
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元政处罚事项电子文件的归档材料目录和排列顺厂
政强制事项电子文件的归档材料目录和排列顺厂
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行政征收事项电子文件的归档材料目录和排列瓜
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表B.5行政给付事项电子文件的归档材料目录和排列顺序
政检查事项电子文件的归档材料目录和排列顺厂
DA/T85—2019表B.6（续）序号归档材料目录4现场检查（勘验）笔录5现场照片（图片、影像资料、电子数据的文字说明、截图）证据表 B.7行政确认事项电子文件的归档材料目录和排列顺序序号归档材料目录1行政确认决定文件2 行政确认申报材料3行政确认核实材料4行政确认听证材料5行政确认批准材料6送达回证表B.8行政奖励事项电子文件的归档材料目录和排列顺序序号归档材料目录1行政奖励决定文件（证书）2行政奖励申报材料3行政奖励核实材料4行政奖励申报公示材料5行政奖励答辩材料6行政奖励评审材料7行政奖励结果公示材料8行政奖励批准材料表 B.9行政裁决事项电子文件的归档材料目录和排列顺序序号归档材料目录1行政裁决决定书2行政裁决申请书3申请裁决证据材料4行政裁决受理通知书5行政裁决答辩书6答辩证据材料7审查材料8调解材料9裁决材料10送达回证其他权力事项和公共服务事项的归档材料目录参照上述附表确定。156
DA/T 85—2019附录C（资料性附录）归档信息包的一般结构示例归档文件夹行政许可决定书文件1.pdf行政许可申请表文件2.xml行政许可申请材料文件3.docx文件4. pif共享数据.xml....归档配置表.xml基本信息描述.xml办理流程.xml图C.1归档信息包的一般结构示例157
广东省公路工程施工标准化指南（第三分册 路面工程）.pdfDA/T85—2019附录D（资料性附录）归档信息包的嵌套结构示例归档文件夹原归档信息包.zip行政许可申请表补充文件1.pdf行政许可申请材料补充文件2.docx补充文件3.pdf补充文件4.jpg归档配置表.xml基本信息描述.xml办理流程.xml图D.1归档信息包的嵌套结构示例158
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示例1～示例4给出了归档配置信息的格式（见示例1）、基本信息的格式（见示例2）、流程信！ 式（见示例3）、交换目录的格式（见示例4）的示范
见示例3）、交换目录的格式（见示例4）的示范 列1： iptiontitle="归档配置信息"> TaskTypetitle="事项类型">行政许可 askCodetitle="事项编码">3D8BA7302D519F2643203E8A56B66CEE TaskNametitle="事项名称">施工单位A证核准 DepartmentCodetitle="部门编码">001019 DepartmentNametitle="部门名称">某建设局 askVersiontitle="事项版本">2 RetentionPeriodtitle="保管期限">30年 MissingArchivetitle="容缺归档">
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