DB3401／T 232-2021标准规范下载简介
DB3401／T 232-2021 物业服务档案管理规范.pdfICS01.140.20 CCS A 14
DB 3401/T 2322021
合肥市市场监督管理局 发布
长沙市工程建设项目“多测合一”技术规定（长沙市自然资源和规划局／长沙市住房和城乡建设局2020年8月）.pdfDB3401/T232202
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。 本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高新物业管理有 限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。 本文件主要起草人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方。
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。 本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高新物业管理有 限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。 本文件主要起草人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方
本文件规定了物业服务档案管理的基本要求、分类与编码、管理要求。 本文件适用于物业服务活动过程中档案的管理
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下列术语和定义适用于本文件。
物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形
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湿度计； 去湿机； 消防器材： 整理装订设备、工具、装具。 4.3应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。 应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防 护工作； 档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品； 定期检查维护档案设施设备，确保正常运转： 档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当 及时处理，并建立检查和处理情况台账。 4.4应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对栏 案利用及时跟踪和监督。
应根据物业档案管理内容，分为综合管理， 承接查验、秩序管理、工程管理、环境管理、绿化管 服管理、合同管理、财务管理等，物业服务档案分类目录按附录A执行
6.1.1物业档案的收集应遵循以下原则
6. 3. 1保存方式
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6.3.1.1物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网 络安全管理措施。 6.3.1.2物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文 本保存在磁盘、计算机等载体。 6.3.1.3电子档案管理应符合GB/T18894的要求。
注：平放档案叠高宜≤40
一级公路建设工程施工组织设计.doc6.3.2.2档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存放。 6.3.2.3宜在档案柜上张贴档案存放示意图。
6. 3. 3 保管期限
档案保管期限分为永久、长期、 物业服务档案的保存期限等同于该建筑物的使用寿命，短期是指物业服务档案保存期限不低于物业服务 合同期。物业服务档案归档范围及保管期限表按附录C执行。 注：同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存
4.1.1应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。 4.1.2物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长 一年。
6.4.1.3物业服务档案登记工作包括但不限于
H大金碧天下施工组织设计（123P）.doc档案收集、整理、移交、归档登记； 标准信 档案借阅登记； 档案销毁登记； 档案检查登记； 其他应予登记的事项。
借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时归还。
6.5.1.1应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整理，对统计数据进行研究分析， 掌握现状，发现问题，提出改进措施。 6.5.1.2档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。 6.5.1.3各类数据应实事求是，以原始资料为依据，不得随意估算、虚报，