DB32／T 4317-2022 标准规范下载简介

DB32／T 4317-2022 高速公路建设、营运、养护档案综合管理规范.pdf

档号的编制，档号由目录代号、年度、分类号、案卷号组成，客项之间用“二”连接，档号构 成示意如下： 1）目录代号：根据附录A档案分类大类确定代号； 2）年度：档案的形成年度； 3） 分类号：附录A暂以C、X、Y和Z分别为建设档案、营运档案、养护档案和科研档案的 分类号，高速公路经营管理单位可根据自身已有的档案分类方案自行调整高速公路档案 的分类号； 4）案卷号：同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足 如“001”。 案卷封面的编制： 1）立卷单位：指文件材料的组卷单位； 2 起止日期：指卷内文件材料形成的最早日期与最迟日期，日期格式采用8位阿拉伯数字 标注； 3 保管期限：填写其划定的保管期限，分为10年、30年、永久三种； 4 密级：案卷内有涉密文件时，密级依据国家有关保密规定（绝密、机密、秘密）确定并 填写，当同一案卷内有不同密级的文件时，应以最高密级为本卷密级； 5） 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，应包括卷内文件的主要责任者（或项目 名称）、内容特征、文种（或技术文件名称等）； 6） 档号：由四级类目组成，可用铅笔填写，其中，一级类目：目录代号，具体参照附录A； 二级类目：年度，填写4位数字；三级类目：分类号，具体参照附录A；四级类目：案 卷号，同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如 Y

6.4.4.1案卷装订顺序为：案卷封面→卷内目录→文件材料→备考表。 6.4.4.2应按照三孔一线方式进行装订，装订时应去掉金属物、塑胶、塑封等材料，案卷的组合厚度 应根据具体情况灵活掌握，一般不超过20mm。 6.4.4.3大于A3的图纸可不装订，应符合GB/T10609.3的规定，每张图纸应加盖档号章后依次装入 档案盒。

6.4.5特殊载体文件整理

6.4.5.1照片文件管理应符合GB/T11821的规定。 6.4.5.2数码照片文件在刻录光盘保存的同时，应选择性冲印出纸质照片并连同说明一并归档，相关 工作应符合DA/T50的规定。 6.4.5.3光盘及其他实物载体以件为单位贴上标签。光盘标签上应注明档号、光盘内容、编制单位、 编制人、编制日期等钢结构施工方案，并做相应的目录。 6.4.5.4录音录像文件管理应符合DA/T78的规定

5.5.1.1凡具有查考利用价值的营运、养护文件都应及时归档。 6.5.1.2营运、养护文件按照“谁形成谁负责”的原则，由营运、养护文件的形成单位或部门负责归 档。 6.5.1.3营 营运、养护归档文件需经过系统整理。归档文件目录式样参见附录B图B.1、图B.2. 6.5.1.4具有保存价值的高速公路电子文件应经过收集、鉴定、整理后交档案部门保存并提供利用。 6.5.1.5高速公路电子文件归档和电子档案管理应遵循全程管理、前端控制、统一管理原则。各阶段 高速公路档案数字化管理登记表见附录C。 6.5.1.6应安排专人主动收集照片、录音录像等特殊载体档案及实物档案。特殊载体档案及实物档案 的数量应与业务规模和工程规模相匹配

6. 5. 2归档范围

6.5.2.1反映营运、养护工作管理全过程的各种载体、门类的文件都应收集归档。 6.5.2.2应根据附录A中对应的文件归档清单明确本单位的归档范围并予以实施。 6.5.2.3电子文件的归档范围和电子档案保管期限表的明确应符合GB/T11821、GB/T11822的规定， 并根据本单位业务范围和工作性质，及时增补、完整归档，具体归档清单见附录A。

6. 5. 3归档时间

个月内）归档。 6.5.3.3对在高速公路建设、营运、养护过程中办结的具有保存价值的电子文件应随办随归或定期归 档，导入相应的电子档案管理系统，并由本单位档案部门负责管理。

6.5.4.1高速公路电子文件可通过计算机网络进行在线归档，也可以存储在脱机载

高速公路电子文件可通过计算机网络进行在线归档，也可以存储在脱机载体上进行离线归档。

5.5.1收集归档的营运、养护文 应能够全面准确地反映营运、养护工作的实际过程， 5.5.2收集归档的营运、养护文件应为原件。 5.5.3营运、养护文件应内容规范，签署完备，用表规范，格式统一，字迹清楚，图样清晰，图表 整洁，纸张优良。 5.5.4应使用碳素墨水等耐久性好的书写材料，不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、 圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、签批、绘制。 5.5.5复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 5.5.6归档电子文件及其组件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，符合以下要 R： a 电子文件应齐全、完整，并在技术上保证其载体的有效以及数据、文件的可读、可用、安全 和可控；电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子 公文格式要素应符合GB/T9704的规定； 6 在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、 设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整； c） 声像类电子文件能客观、完整地反映营运、养护工作的主要内容、人物和场景等； d 邮件、网页类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格 式保持不变； e 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作 手册等。 5.5.7电子文件形成部门在向本单位档案管理部门归档电子文件之前，以及本单位档案管理部门在 接收电子文件时，电子文件交接双方均应对电子文件进行检测，检测合格后方可归档交接。 5.5.8电子文件的检测应从可用性、完整性、安全性等方面进行，并符合相关规定。

7.1高速公路档案接收与收集

7.1.1建设档案接收

7.1.1.1在与建设工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对文件材料形成 质量、档案整理要求、档案交接时间等提出明确要求。 7.1.1.2应负责接收由建设单位移交的建设项目档案，在接收前，高速公路经营管理单位应派专人清 点核查所有移交档案、检索工具的数量、质量，对不符合DA/T28、DB32/T1086规定的档案提出限期 整改意见。 7113高速公路建设档室接收范围应当参照附录A制定执行

7.1.2营运、养护档案收集

7.1.2.1应当及时收集形成的营运、养护归档文件材料，并指定人员保管。 7.1.2.2应当编制本单位高速公路营运、养护文件材料归档范围和档案保管期限表。高速公路经营管 理单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表经上级档案部门审查同意后施行。单位业务活动发生 变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。 7.1.2.3高速公路营运、养护档案收集范围应当参照附录A制定执行，均应收集齐全。 7.1.2.4需在每年6月份收集高速公路经营管理单位下属单位报送的上一年度营运、养护档案的案卷 目录。 7.1.2.5应与其下属单位办理营运、养护档案移交与接收手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸 张数等，并有完备的核验、签字等交接手续。归档文件移交清单参见附录B表B.1。 7.1.2.6应按照本文件的要求，接收高速公路电子档案。 7.1.2.7接收电子档案的范围，参照附录A执行。 7.1.2.8应建立电子档案接收平台，对高速公路电子档案进行在线接收和离线接收。在线服务平台保 存的电子档案，通过计算机网络进行在线接收。线下窗口保存的电子档案，可存储在脱机载体上进行离 线接收。 7.1.2.9应按照规定的格式和质量要求，检测应接收的高速公路经营管理单位高速公路电子档案，检 测不合格的，应退回移交单位重新处理。 7.1.2.10接收和移交电子档案应办理交接手续

7.2高速公路档案整理与鉴定

7. 2. 1 档案整理

7.2.1.1高速公路档案应进行科学分类，具体参考附录A。 7.2.1.2高速公路档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用。 7.2.1.3应根据档案类型逐卷或逐件编制档号。具体工作参照本文件6.1和6.3执行。 7.2.1.4应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。 7.2.1.5档案整理应符合GB/T11822、DA/T22、DA/T28、DA/T50和DB32/T1086的规定，对应归 档电子文件进行排序、编号等系统整理，组成保管单位，对电子档案进行命名和有序存储，保持档案之 间的有机联系。 7.2.1.6电子文件形成单位的业务系统应设置整理归档功能，并能按照预先设置的电子文件分类方案， 对各级类且和文件的元 获和整理

7.2.1.7电子文件形成或办理部门应记录电子文件归档情况，并交由档案部门审核，电子文件归档登 记表参见附录 D 表 D. 1。

7. 2. 2 档案鉴定

7.3高速公路档案保管、统计与利用

7.3.1.1保管环境

7.3.1.1.1档案室地面均布活荷载应不小于5KN/m，当采用密集架时，应不小于8KN/m²，档案室面 积、容量应符合30年的存储需要。 7.3.1.1.2档案室应保持干净、整洁，做好防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠 防尘等“九防”工作。温湿度应符合JG25、GB/T18894对各类档案的保管规定。

7.3.1.2档案排架

7.3.1.3电子档案保存

7.3.1.3.1应根据高速公路电子档案的重要程度以及利用需要，选择符合规范的在线存储和离线存储 方式存储电子档案内容数据、目录数据、元数据和各类管理日志。电子档案离线存储介质管理登记表参 见附录D表D.2。 7.3.1.3.2各级电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备。设备环境更新时应确认电子 当案存储媒体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行存储媒体转换，原存储媒体保留时间不应少于3 。 7.3.1.3.3各级电子档案保管单位应对保存的电子档案进行定期检查。 7.3.1.3.4应按照相关规范，制订高速公路电子文件档案的备份策略，开展在线备份和离线备份工作。

7.3.1.3.1应根据高速公路电子档案的重要程度以及利用需要，选择符合规范的在线存储和 方式存储电子档案内容数据、目录数据、元数据和各类管理日志。电子档案离线存储介质管理 见附录D表D.2。

7. 3. 2档案统讯

7.3.2.1应对各门类档案的管理情况进行登记和统计。统计结果应当真实、准确、完整，便 析。 7.3.2.2应当编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，为决 考。

8高速公路建设、营运、养护档案信息化建设

8.1.1应将档案信息化建设纳入本单位信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等 档案数字资源的安全保存和有效利用。 8.1.2应推进档案信息化系统的建设，与业务系统等相互衔接。 8.1.3应在各层面推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨部门、跨单位共享利用。 8.1.4应制定并实施档案信息化管理应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急 响应和奖惩等应急处置机制。

8.2高速公路档案数字化

8.2.1档案数字化范围

高速公路档案数学化应符合DA/T31的规定。附录A中载体形式包括“电子”的纸质文件和档案 都应做到数字化处理，高速公路经营管理单位可根据自身实际情况进行调整。纸质档案数字化流 参见附录C图C.1。

8. 2. 2 档案出库

3.2.2.1应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工 作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相 关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。纸质档案数字化审批书参见附录 表C.1。 8.2.2.2纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案， 并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

8.2.3数字化前处理

8.2.3.1确定扫描页

8. 2. 3. 2 编制页号

8.2.3.2.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。 8.2.3.2.2重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。 8.2.3.2.3书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。 8.2.3.2.4应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

8.2.3.3目录数据准备

8.2.3.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。 8.2.3.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

8.2.3.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中

联合厂房工程施工组织设计8.2.3.4拆除装订

以纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排 列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方 式记录档案原貌。

8. 2. 3. 5 技术修复

8.2.3.5.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。 8.2.3.5.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

竖井工程开挖施工方案8. 2. 3.6质量检查

应对确定为数字化对象的纸质档案进行总体质量检查，填写数字化前处理工作单。纸质档案数字化 前处理工作单参见附录C表C.2。

8.2.4目录数据库建立