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HJ 9-2022 生态环境档案著录细则.pdf

华人民共和国国家生态环境标

HJ9—2022 代替 HJ/T 9—95

HJ9—2022 代替HJ/T 9—95

Description detailed regulations for ecological and environmental archive

本电子版为正式标准文本GBT 38942-2020 压力管道规范 公用管道.pdf，由生态环境部环境标准研究所审校排版

适用范围. 规范性引用文件 术语和定义 著录标识符号.. 著录用文字 著录项目与著录格式 目录数据库... 著录信息源... 著录项目细则

为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》《环境保护档案管理办法》，规范 生态环境档案著录工作，制定本标准。 本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录 信息源以及著录项目细则。 本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9一95）的修订。 本标准首次发布于1995年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有： 标准名称调整为《生态环境档案著录细则》； 调整了规范性引用文件、术语和定义； 修改调整了著录标识符号、著录项目与格式等； 增加了目录数据库相关内容。 自本标准实施之日起，《环境保护档案著录细则》（HJ/T9一95）废止。 本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。 本标准主要起草单位：苏州大学 本标准生态环境部2022年3月9日批准。 本标准自2022年3月15日起实施。 本标准由生态环境部解释

态环境档案著录工作，制定本标准。 本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录 息源以及著录项目细则。 本标准是对《环境保护档案著录细则》（HJ/T9一95）的修订。 本标准首次发布于1995年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有： 标准名称调整为《生态环境档案著录细则》； 调整了规范性引用文件、术语和定义； 修改调整了著录标识符号、著录项目与格式等； 增加了目录数据库相关内容。 自本标准实施之日起，《环境保护档案著录细则》（HJ/T9一95）废止。 本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。 本标准主要起草单位：苏州大学 本标准生态环境部2022年3月9日批准。 本标准自2022年3月15日起实施。 本标准由生态环境部解释

HJ9—2022生态环境档案著录细则1适用范围本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录，可用于建立生态环境档案的检索系统。22规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准，凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T3860文献主题标引规则GB/T 7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法HJ/T 7中国档案分类法环境保护档案分类表3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3. 1生态环境档案ecological andenvironmental archives在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。3. 2著录description在编制档案检索工具时，按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3. 3著录项目descriptionitem揭示档案内容和形式特征的记录事项。3. 4条目日entry组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。3.5著录格式descriptionformat著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。1

档案三录archives catalog

著录标识符号规定如下： a）=并列题名； b）：置于说明题名文字之前； c）；用于分隔两个（含）以上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、 内容提要等项中呈平行关系的词语之间； d）+用于正本与附件、附件与附件、多种稿本之间的连接； e）【］置于自拟著录内容两端； f （）置于解释或补充说明内容的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、 中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等； g）？用于不能确定的著录内容； h）－用于承接上下文、起始与终止时间，以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间 的连接； i）口表示一个残缺的、无法辨识的文字，超过三个文字的用三个“口”表示。

著录用汉字应当使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。 人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录，无法照实著录的可改为其他形式的相应内容， []”标识符号。 著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。

6.1.1题名与责任者项

a) 案卷题名； b) 文件题名； c) 责任者； d) 机构名称； 文件编号。

6.1.2稿本与文种项

6.1.2稿本与文种项

c） 公开属性； d) 控制标识； e) 保管期限。 6.1.4时间项 a）日期； b） 起止日期。 6.1.5 载体类型及形态项 a) 载体类型； b) 总页数（页数）； c）件数； d) 载体数量； e) 载体单位； f) 载体规格。 6.1. 6 备注项 6. 1.7 标准编号及有关记载项 6. 1. 8 提要项 6. 1. 9 排检与编号项 a) 分类号； b) 档案馆（室）代号； c) 档号； d) 电子文档号； e) 缩微号； f) 主题词或关键词。

c） 公开属性； d) 控制标识； 保管期限。 6.1.4时间项 a）日期； b） 起止日期。 6.1.5 载体类型及形态项 a) 载体类型； b) 总页数（页数）； c）件数； d) 载体数量； e) 载体单位； f) 载体规格。 6. 1. 6 备注项 6. 1.7 标准编号及有关记载项 6. 1.8 提要项 6. 1. 9 排检与编号项 a) 分类号； b) 档案馆（室）代号； c) 档号； d) 电子文档号； e) 缩微号； f) 主题词或关键词。

态环境档案的者求格式 录格式与卷内文件级目录者 录格式：以“件”为单位整理的，为归档文件目录著录格式

7.1.1以“卷”为单位整理的档案，应当建立案卷级目录数据库、卷内文件级目录数据库；以“件” 为单位整理的档案，应当建立归档文件目录数据库； 7.1.2为满足生态环境档案管理需要，应当建立符合实际需求的结构化关系型机读目录数据库，且目 录数据库应当具有可扩展性

7.2.1案卷级目录数据库结构

案卷级目录数据库结构见表1。

表1案卷级目录数据库结构

7.2.2卷内文件级目录数据库结构

卷内文件级目录数据库结构见表2

表2卷内文件级目录数据库结构

7.2.3归档文件目录数据库结构

件目录数据库结构见表

表3归档文件目录数据库结构

8.1生态环境档案的著录信息源是被著录的生态环境档案本身。著录信息源的确定依据如下： a）案卷级著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 b） 卷内文件级著录信息源主要依据档案材料的文头、文尾及文件正文等。 c）！ 归档文件著录信息源主要依据档案材料的内容及形式特征等。 d）项目类生态环境档案的著录信息源主要依据项目的核心要素、内容及形式特征等。 8.2被著录档案本身信息不足时，可参考其他有关的档案资料

9. 1. 1案卷题名

“的”+文种。 示例： 生态环境部、XX有限公司关于审查XX项目环境影响报告书的请示、评审意见、会议纪要、批复

件原文的，应当在备注项中说明。 示例： 国家核安金局关于颁发XX有限公司 全设备制造许可讯

9. 1.4 机构名称

机构名称著录机关单位的内设机构名称，如：办公室、法规处、综合处等。

9. 1. 5 文件编号

9.1.5.1文件编号是文件材料在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料序号，如发文字 号、技术鉴定证书编号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，应当照原文著录。 9.1.5.2著录文件编号应当齐全完整，不得省略。如发文字号包括机关代字、年度、顺序号。 9.1.5.3文件材料上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号；若需著录多个文件编号，中间用 ；”号隔开。 9.1.5.4图纸类材料，其图号可视为文件编号，予以著录。但当图号作为档号的一部分时，文件编号 项可省略。

稿本为生态环境文件材料的文稿、文本和版 高本项依实际情况著录为草、定、手 、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。

文种应当著录文件种类的名称，依据实际情况著录为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通 、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、任务书、起诉书、判决 录、大事记等。

9.3利用控制与保管期限项

文件材料的保密程度等级，国家秘密分为“绝密”“机密”“秘密”三种，工作秘密照实著录。一般 按文件材料形成时所定密级著录，对于已变更密级的，应当著录新的密级。没有密级或已解密的文件材 料，此项不需著录。

文件材料标明保密期限的，如“3个月”“2年”“10年”“20年”等，应当照实著录。没有标 限的，此项不需著录。已变更密级的，按新的保密期限著录。

9. 3. 3 公开属性

公开属性应当著录信息源的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的，宜在备注项中注

控制标识是对著录信息源的开放审核意见的标识。控制标识应照实著录。受控的，宜在备注项中注 明受控依据。

9. 3. 5 保管期限

按照文件材料归档时所定的保管期限著录，对已变更的，应当著录新的保管期限。文书档案的保管 期限分为“永久”“30年”“10年”三种；科技、专门等其他类别的生态环境档案，按照各自有关规定， 著录其相应的保管期限。

9. 4. 1一般要求

按照GB/T7408的规定，公元纪年的年、月、日三要素用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年， 第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位数用“0”补齐，应当省略年、月、日三字，在表示年、 月、日的数字之间不应采用符号相隔。 示例： 2020年6月5日著录为“20200605

9.4.2.1一般情况下十八里店乡综合办公楼施工组织设计，文书著录发文日期；决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章 程等著录通过日期或发布日期；条约、合同、协议著录签署日期；技术评审证书、技术鉴定证书、转让 产品证书著录通过日期；获奖证书、发明证书、专利证书著录颁发日期；科研试验报告著录制发日期： 专著、论文著录发表日期；竣工图著录绘制日期；生态环境工程、设备的图纸著录设计日期；原始试验 记录、生态环境监测数据、测定检验数据报告等著录记录日期；统计报表、计划著录编制日期。 9.4.2.2未标明形成日期的文件材料，应当根据其内容、形式、载体特征等考证出形成日期，并在备 注项中说明“日期系考证”；或著录文件材料上的其他日期（如收文日期、审核日期、印发日期等），并 在备注项中说明。

9.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考证无结果，且又无其他日期的，用“0”替代。 示例1： 2018年5月×日，著录为“20180500” 示例2： ××××年×月×日，著录为“00000000" 9.4.2.4文件材料的形成日期记载有误的，应当著录正确的日期，并在备注项中说明“原日期记载有 误”。

9.5载体类型及形态项

9.5. 1 载体类型

档案的载体类型一般分为纸质、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸质为载体的档案一般不子 著录，其他载体类型应当据实著录；当生态环境档案的正文为纸质载体，附件为其他载体时，应当同时 著录，并用“+”连接。 示例： 纸质+光盘

9.5.2总页数（页数）

总页数应当著录整卷档案的实有页数DB11／T 1770-2020 民用冷却塔节水管理规范.pdf，案卷封面、卷内备考表、卷内文件目录的页数不得计算在 文应当著录卷内单件文件的实有页数，或著录以“件”为单位整理的档案每件的页数。