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为进一步规范公司物资采购行为，创建公平、公正、合理有序的采购环境，有效降低公司物资采购成本，提高采购质量，根据《山西建设投资集团有限公司物资采购管理办法》以及相关法律法规、行业标准等，制定本办法。

本办法适用于山西四建集团所属分（子）公司、直管项目部及内部投资类、开发类项目的物资采购管理。

本办法所称物资，是指用于构成工程实体的所有材料、设施、设备、构配件等物品，以及有助于工程实体形成的设备、周转材料、低值易耗品、办公设施及用品等。

本办法所称的供应商，是指具备相应生产、服务资质，能够提供企业生产经营管理所需的物资和服务的企业法人或其他经济组织农田水利工程堤顶结构及路面工程施工组织设计，且需满足有依法纳税和依法缴纳社保的良好记录，在经营活动中没有重大违法违规记录，符合法律法规规定的其他条件。

物资采购管理体系由集团公司物资供应事业部、分（子）公司（直管项目部）材机科和项目部三个层级组成；人员行政隶属各层级管理，业务隶属垂直管理。

4.1集团公司物资供应事业部全面负责本单位的物资采购管理工作，制定和完善物资采购管理制度，对特定规模、种类物资进行集中采购，对采购需求、采购方式、采购文件、采购过程与结果及签订合同内容的合法合规合理性负责，处理采购投诉和纠纷，对所属分公司和项目的采购行为进行监督、检查、指导、服务，并依程序履行考核和审批职能。负责推动公司信息化应用，对“筑服云”以及总承包合同履约系统物资模块的应用进行监督、管理和考核。

4.2分公司材机科适时提出物资采购计划或者依据项目提出的计划，按照权限申请或组织采购工作。

4.3项目部对所用物资进行管理，分析库存和需用，合理提出需用计划，并直接进行项目物资的收、发、结、存等工作。在分公司授权范围内实施一定规模物资的采购工作。

4.4纪委监察部、审计部负责根据相关法律法规、标准规范及集团规章制度，对所属各单位采购工作进行监督、审计，防范廉政风险和经营风险。集团其他相关部门根据职责分工，履行相应的监督、检查、指导、服务、考核、审批等职能。

5.1项目部对所用物资进行现场管理，根据形象进度和标后预算，结合库存，提出需用计划。

在不影响工期的情况下，做好生产物资、机具设备年末、季末的“零库存”管理。

5.2各单位根据采购权限，结合生产经营计划、投资计划和需用实际，经过充分的市场调研、预估和研判，编制采购预算，形成采购计划。

采购预算和采购计划不得擅自改变，无预算、超预算、无计划、超计划不得采购，追加预算和计划外采购，要严格按照规定的权限和流程，实行决策审批。

5.3各单位要对采购预算和采购计划执行情况进行跟踪，对存在重大差异的采购行为进行调查分析，及时发现问题，查找原因，制定应对措施，加以提高改进。

5.4符合“三重一大”决策要求的大额采购项目，要严格执行有关论证和决策程序。

集团公司所属各分（子）公司、项目部应对本单位涉及的供应商实施有效管理，确保物资采购供应顺畅，具体管理流程详见《供应商管理办法》。

合同签订时，要坚持“质优、价廉、距近、信誉好”的原则在公司《合格供应商名录》中选择最优供应商，与我公司发生过诉讼、纠纷或《失信供应商名录》中的供应商不得选用。集团公司所属各分（子）公司重点项目，优先选用A、B类供应商。

7.2.1合同签订必须在采购行为实施前完成，禁止补录合同，如遇特殊情况从材料进场到合同签订不得超过15天。凡合同主要条款有变化时，应及时签订补充条款或协议，杜绝变更条件不明晰、变更手续不齐全、随意变更、“先干后批”等现象。

7.2.2合同签订统一采用公司合同范本，就采购时间、标的物、数量、价格及税率、质量要求、供应时间、物流方式、争议解决方式、违约金、诉讼地等条款进行规范,如有其它约定或合同范本中未明确的事项，可在补充条款中进行补充。公司统一的合同文本条款不得随意修改，不得含有违约金，起诉地原则上全部为“太原市小店区人民法院”。如采购物资为特殊材料且供应商单一时，对合同文本中起诉地、违约金等方面无法按照公司要求执行时，分公司需提前与物资供应事业部和物资副总裁沟通。

7.2.3在签订采购合同时，要按照法律法规及规范性文件、采购文件等规定和行业规范合法合理约定付款期限、方式、条件和违约责任等事项，不得订立背离合同实质性内容的协议。

7.2.4合同签订时根据不同采购流程，单项合同200万元以上的，必须由项目部、分公司以及公司生产、物资、核算、财务和法律等部门按程序评审会签，物资副总裁审批，加盖法人单位合同专用章后方可生效。单项合同200万元以下的合同由项目部、分公司以及公司物资、法律等部门按程序评审会签，物资副总裁审批，加盖法人单位合同专用章后方可生效。

7.2.5凡线上采购物资的合同，必须采用电子签章形式，以规避风险。

合同执行过程中，由于质量、供货等问题造成经济损失的，执行合同条款约定；条款未约定清楚的，属本单位责任的，应按照有关规定，追究其责任人的经济、行政及法律责任。

各单位应坚持“先申请后采购，未审批不采购”的原则，凡列入《山西建设投资集团有限公司采购目录》（附件1）或单项合同估算价超过5万元人民币的物资，必须通过山西建投集团集采信息平台进行全流程线上采购。

单项合同估算价在100万元及以上的项目应采用招标方式采购；单项合同估算价大于等于5万元且小于100万元的采购项目，可采用非招标方式采购；单项合同估算价小于5万元的采购项目，推荐使用网上商城进行采购。

根据采购物资的来源、规模、价值、用途不同，物资采购可采取招标采购和非招标采购的方式。招标采购包括公开招标采购和邀请招标采购，非招标采购包含竞争性谈判采购、单一来源采购、竞价采购、询价采购和网上商城采购。

招标采购范围、规模和流程按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》及相关法律、法规、规范、标准要求执行。

具体要求及招标流程详见《物资采购招标管理办法》。

下列情形之一，且潜在供应商有两家及以上时可以选用竞争性谈判的采购方式：

（1）未达到招标规模标准。

（2）依法达到招标规模标准，但是投标人少于三个，经重新招标，投标人仍少于三个。

（3）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求。

（4）涉及抢险救灾、应急工程，采用招标所需时间不能满足需要。

（5）采购物资不属于依法必须招标范围，且受国家法律法规或集团有关规定限制，潜在供应商只有两家。

（6）采购物资不属于依法必须招标范围，经市场调查分析后采用本方式对企业明显有利。

8.2.3单一来源采购

下列情形之一的，可以选用单一来源采购方式：

（1）依法达到招标规模标准，但投标人少于三个，经重新招标后投标人仍少于三个，且潜在供应商仅有一个。

（2）需要采用不可替代的专利或者专有技术。

（3）需要向原供应商采购，否则将影响功能配套要求。

（4）遇到不可预见的紧急情况，不能从其它供应商处采购。

（5）采购物资不属于依法必须招标项目，且受国家法律法规或集团有关规定限制，潜在供应商只有一家。

未达到招标规模标准或采购活动需要在短时间内完成，且所采购物资的规格标准统一、价格变化幅度小、现货货源充足可以选用询价采购方式。采用询价采购方式，采购人应在符合相应资格条件的潜在供应商中，选择三个及以上发出询价通知书，并根据询价结果选择供应商。

采购物资品种单一、质量标准明确、市场竞争充分、可以选用网上竞价采购方式。采用竞价采购方式，由符合相应资格的潜在供应商，在规定时间内进行集合竞价，并根据竞价结果选择供应商。

采用公开招标采购以外的其他采购方式，应在满足需求的前提下，从集团公司《合格供应商名录》综合评分C类以上的单位中选择，优先选择A类供应单位。

8.3集中管控物资的采购

8.3.1木材类物资采购

公司所属各单位所有项目及内部投资类、开发类项目木模板、方木等木材类采购，在同等条件下，应优先选择在集团公司内部贸易单位进行合作。省内自营项目通过山西成业鼎昌新型建材有限公司实施集中采购供应，山西成业鼎昌新型建材有限公司应加强服务，确保及时供应项目所需质量等级的合格产品。使用单位在材料计划进场前30日将需用计划发送至山西成业鼎昌新型建材有限公司。

材料价格参照采购当时市场价，双方结合项目具体付款情况和项目实际情况协商确定，并签订供应合同。

有特殊要求木模板、方木等木材须外购时，通过《木材类外购审批表》（附件2）履行审批手续。

8.3.2特殊集中管控材料采购

特殊集中管控材料指防水材料、电线电缆、安全网等通过招标入围确定入围生产厂家的材料。集团公司所属各单位施工的所有项目及内部投资类、开发类项目的特殊集中管控材料全部从集团公司招标入围生产厂家选择QTZ80塔吊安拆施工方案，通过集团公司指定采购平台进行询价或者招标采购，未经公司备案的其他竞价方式无效。

建设单位指定产品时，先与建设单位签订认价单，再通过《甲指乙供物资审批表》（附件3）进行审批，审批通过后方可进行采购。

参与公司钢材集中采购的单位，按《钢材集采供应办法》规定执行。

分公司自主实施的钢材采购结算，在财务挂账前须通过物资管理信息系统进行审批，并且将加盖供应商公章的采购结算明细表和发票扫描件作为附件进行上传YZ／T 0152-2016 邮政业信息系统安全等级保护基本要求，物资供应事业部审核通过后，各分公司财务部门方可进行挂账。

8.4.1所有采购行为实施前，均应按照本办法完善采购文件，未完善不得采购；采购文件包括需用计划、采购计划和采购合同或协议等，采购文件应写明采购单位名称、工程名称、物资品名、规格、型号、数量、材质、相关国家标准（图集编号）及交货日期等内容。

8.4.2物资采购人员应在进货前对产品质量进行检验，观察物资外观尺寸，采取抽样检验或试验的方式，审核质量证明文件的符合性和有效性，验证其质量后决定采购行为。