HJ 8.1-2022标准规范下载简介

HJ 8.1-2022 生态环境档案管理规范 科学研究.pdf

华人民共和国国家生态环境标

HJ8.1—2022 代替 HJ/T 8. 1—94

scientific research

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本电子版为正式标准文本外墙面贴面砖及平涂施工方案，由生态环境部环境标准研究所审校排版。

为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》，提高生态环境科学研究档案管理 水平，促进科学研究档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境科学研究档案在生态环境保 护事业中的价值，制定本标准。 本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归 当及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。 本标准是对《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1一94）的修订。 本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有： 标准名称调整为《生态环境档案管理规范科学研究》； 修订了标准的适用范围、术语和定义； 增加了规范性引用文件、基本要求、档案的编号示例； 增加了科学研究电子文件材料形成与积累、整理、归档和档案管理的有关内容； 一增加了照片、数码照片整理的要求； 补充和完善了科学研究档案归档范围。 本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录F为资料性附录。 自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1一94）废止。 本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。 本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。 本标准生态环境部2022年8月21日批准。 本标准自2022年10月1日起实施。 本标准由生态环境部解释。

为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》，提高生态环境科学研究档 产，促进科学研究档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境科学研究档案在生态 业中的价值，制定本标准。 本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整 档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。 本标准是对《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1一94）的修订。 本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有： 标准名称调整为《生态环境档案管理规范科学研究》； 修订了标准的适用范围、术语和定义； 增加了规范性引用文件、基本要求、档案的编号示例； 增加了科学研究电子文件材料形成与积累、整理、归档和档案管理的有关内容； 增加了照片、数码照片整理的要求； 补充和完善了科学研究档案归档范围。 本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录F为资料性附录。 自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1一94）废止。 本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。 本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。 本标准生态环境部2022年8月21日批准。 本标准自2022年10月1日起实施。 本标准由生态环境部解释。

态环境档案管理规范科学研究

本标准规定了生态环境科学研究工作申产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、 整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。 本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的科学研究档案管理工作。其他部门、 单位的生态环境科学研究档案管理可参照本标准执行

本标准引用了下列文件或其中的条款。 凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用 于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准

下列术语和定义适用于本标准。

生态环境科学研究文件材料 ecological and environmental scientific research documents 生态环境科学研究项目（含课题，以下简称科研项目）在立项论证、研究实施及过程管 理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中直接形成的文字、图表、数据、图像、音频、 视频等各种形式和载体的记录，以下简称文件材料。

生态环境科学研究档案ecologicalandenvironmentalscientificresearchrecords 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文件材料以及标本、样本等实物，以下简称档 案。

4.1承担和参与科研项目的有关单位应建立健全生态环境科学研究档案工作规章制度，在人 员、库房、设备、经费等方面给予保障，将档案工作要求纳入科研管理制度和工作流程，与 科研项目工作同部署、同实施、同检查。 4.2科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项 目参加单位（含外协单位）提出文件材料归档及档案管理要求，明确科研项目参加单位档案 管理任务及档案最终归属与流向。科研项目参加单位按照国家有关规定及科研项目承担单位 的要求，做好本单位相关文件材料收集、整理、归档及档案保管、统计、处置、开发、利用 等工作。 4.3科研项目结题验收或中止时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对档 案进行审查或验收。 4.4科研项目负责人对归档文件材料的真实性、完整性、可用性、安全性、系统性负责，由 科研项目负责人或指定专人负责文件材料的收集、整理、审核，按档案管理要求及时归档。 4.5科研人员工作变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。 4.6科研项目承担单位和参与单位档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门） 负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、指 导。 4.7涉密文件材料、档案管理及开发与利用应严格遵守国家有关保密规定。

5文件材料的形成与积累

5.1科研人员应及时完成文件材料以及标本、样本等实物的积累，科研项目负责人或指定专 人根据归档范围（包括但不限于附录A）及时收集文件材料。 5.2文件材料形成时，应采用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式

6.1整理的原则和要求

5.1.1文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持案卷的成套、系统性，确保案卷内 文件材料的有机联系性，便于档案的保管和利用，具体参照DA/T2、GB/T11822进行整理 6.1.2科研项目完成或中止后，科研项目负责人或指定专人对所形成的文件材料按立项论证 研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等科研工作阶段进行系统整理，组成 一个或若干个案卷。 6.1.3标本、样本等实物应当依据其本身特点，参照各单位相关管理要求进行整理，

级。重大科研项目保管期限为永久，重要科研项目保管期限为定期30年，一般科研项目保管 期限为定期10年。 a）重大科研项目 国家级科研项目以及重要的国际合作项目；获得国家级、省部级科技成果奖项目；其他 有重大价值和历史意义的科研项目。 b）重要科研项目 国家各部门和省（自治区、直辖市）批准立项的科研项目以及一般国际合作项目；其他 有重要价值和历史意义的科研项目

c）一般科研项目 除上述两级以外的一般性研究项目

c）一般科研项目 除上述两级以外的一般性研究项目

6.2.2涉密文件材料的密级及保密期限 照科研项目实际需要进行标注

6.3.1文件材料宜按时间（阶段）结合问题或重要程度进行组卷。按工作阶段进行案卷或卷 内文件排列。

6.3.2对案卷内文件材料进行排序时

文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列；正文在前，附件在后；原件在前，复制 牛在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，中文文 本在前，外文文本在后。

6.3.3档案的编号按照各单位分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号或项目号）、 案卷号构成。示例如下：

6.3.3档案的编号按照各单位分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号或项目号）、

案卷号（案卷排列顺序） 项目号（根据科研项目的代字或代号确定） 分类号（分类方案设定的类别代号） 目录号（案卷所属目录代码） 全宗号

6.3.4卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷卷内单面书写的文件 材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面 全左下角编号，负号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可 不再重新编写页号，应逐件在每份文件的首贞上方空白处加盖档号章。卷内文件目录、卷内 备考表不编写页号

6.3.5案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷题名应简明、准确地反映 卷内文件材料内容，主要包括科研项目名称或代字、阶段名称、文件类型名称等，体式一致， 文字简练，使用简称应通用易懂，并用可以永久保存的方式书写或打印，字迹要工整清晰。 案卷封面格式参见附录D中的图D.1

6.3.6按规定的格式填写案卷及卷内文件目录，卷内文件目录应排列在卷内文件首页之前

卷内文件题名不应随意更改或简化，没有题名的应拟写题名；有题名但无实质内容的也应拟 写补充完善；没有责任者及时间的文件要进行考证。档案著录参照HJ9有关规定执行。案卷 目录格式参见附录D中的图D.2，卷内目录格式参见附录D中的图D.3。 6.3.7有关文件材料的情况说明应逐项填写在卷内备考表内，规范填写立卷人、检查人的姓 名及时间。备考表应置卷尾，备考表格式参见附录D中的图D.4。 6.3.8卷内文件材料应去除易锈蚀、易氢化的金属或塑料装订用品，对破损的文件材料应按

装裱要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。 6.3.9案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖 档号章，装订方法参见DAT69。卷内不同尺寸的文件材料应在不影响日后使用效果的前提下 折叠为统一幅面，图纸折叠方法参见GB/T10609.3。 6.3.10纸质照片底片、照片、说明应齐全，底片与照片影像应一致。在对反映同一内容的 若干张纸质照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整 理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整。照片的文字说 明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该组（张）照片所 反映的主要内容。照片整理参照GB/T11821有关规定。 6.3.11录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄 录者、摄录时间、密级等，录音带整理应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录 制长度、摄录时间、密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。

6.4.1电子文件应参照纸质文件的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、 命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包 含电子文件及过程信息、结构信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有 关规定执行

关规定执行。 6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制 的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名，在单台计算机中经 办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子 文件可采用数字摄录设备自动赋予的文件名。 6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完 整性、可用性和安全性进行检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其

的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名，在单台计算机中经 办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子 文件可采用数字摄录设备自动赋予的文件名

6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完

6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完 整性、可用性和安全性进行检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其 他载体文件内容是否一致等。

寸的内容和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。 6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等 方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器申，经过系统整理、著录后归档。音像 电子文件的整理参照DA/T78有关规定执行。

7.1.1科研项目结题验收或中止后应当在2个月内完成所有文件材料的

7.1.1科研项目结题验收或中止后应当在2个月内完成所有文件材料的归档工作

7.1.2研究周期长的科研项目可按科研项目工作阶段分期归档

7.1.2研究周期长的科研项目可按科研项目工作阶段分期归档。

7.1.3由若干个子课题（任务）组成的重大科研项目，应当在一个子课题（任务）结束后： 立即组织归档

1份沙坪坝重庆七中附近某园林景观工程施工组织设计，重要的、使用频繁的和有专门需要的可适

7.3.1归档文件收集整理完毕后，科研项目负责人或指定专人应按要求填写档案移交清单， 经档案部门审核验收、清点无误后，办理归档移交手续，档案移交清单永久保存。生态环境 科学研究案卷移交清单格式参见附录E。

件可仅以电子形式归档移交。不具备相关条件的单位，应将具有重要价值的电子文件同时转 换为纸质文件归档移交。归档移交的电子文件应当和纸质文件保持一致，并与相关联的纸质 档案建立检索关系。

7.3.3电子文件的归档移交可采用在线或离

包含符合要求的电子档案及其元数据。采取离线方式移交时，应将带有归档标识的电子文件 烤贝至耐久性好的存储介质上，存储介质应设置成禁止写入状态，存储介质的选择依次为光 盘、磁带、硬磁盘等。移交时由档案部门进行检验，参照GB/T18894填写《电子文件移交登 记表》，检验合格后，办理手续。

杨屋连续梁施工组织设计8.1档案的保管与统计