标准规范下载简介

HJ 8.5-2023 生态环境档案管理规范 生态环境仪器设备.pdf

中华人民共和国国家生态环境

Specification for management of ecological and environmental archives —Ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipment

本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。

司 司 适用范围.. 规范性引用文件. 术语和定义... 基本要求.. 文件材料的形成与积累 文件材料的整理. .3 文件材料的归档. 档案的管理.. 档案的开发与利用. 附录A（规范性附录） 生态环境仪器设备文件材料归档范围， ? 附录B（资料性附录） 案卷编目式样.. .10 附录C（资料性附录） 生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式. 15 附录D（资料性附录） 生态环境仪器设备档案销毁清册格式 16

为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》，提高生态环境仪器设备档案管理 水平SL 75-2014 水闸技术管理规程.pdf，促进生态环境仪器设备档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境仪器设备档案在生 态环境事业中的价值，制定本标准。 本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、 调拨及报废等过程中产生的具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与 利用等全过程管理的基本要求。 本标准是对《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》（HJ/T8.5一94）的修订。 本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。修订的主要内容有： 一 标准名称调整为《生态环境档案管理规范生态环境仪器设备》； 一一增加了术语和定义、规范性引用文件、电子文件材料收集整理、归档和档案管理的有关要求； 补充完善了生态环境仪器设备文件材料归档范围、形成积累与整理方法、档案保管期满的处置 等相关内容； 一1 删除了自行研制仪器设备开箱验收前档案管理的相关内容。 本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录D为资料性附录。 自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》（HJ/T8.5一94）废止。 本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。 本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。 本标准生态环境部2023年1月4日批准。 本标准自2023年2月1日起实施。 本标准由生态环境部解释。

生态环境档案管理规范生态环境仪器设备

本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、 调拨及报废等过程中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发 与利用等全过程管理的基本要求。 本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的生态环境仪器设备 档案管理工作。 其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。

本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。 凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

下列术语和定义适用于本标准。

生态环境仪器设备文件材料ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipment documents 用于生态环境保护研究、观测、试验、检测、计量等活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安 装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文字、图表、声像等不同形式和 载体的记录，以下简称文件材料。

生态环境仪器设备档案ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentrecor 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料，以下简称档案。

4.1生态环境仪器设备档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合生态环境仪器设备管理实际需求， 确保档案真实、完整、可用和安全。 4.2档案工作应与生态环境仪器设备的管理同步，纳入质量保证体系、管理程序和岗位责任制等，实 现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制。 4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中 统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理 开发利用等工作。 4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时 整理归档。若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理，协办部门配合完成收集整理工作 4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。

5.1文件材料承办部门（承办人）应当全面收集与积累生态环境仪器设备申请与购置、开箱验收与安 装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等主要阶段形成的文件材料，可参见附录A。 5.2文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求， 符合国家有关法律法规、行业技术规范和标准。 5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台 计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由工作人员手工完成收集 与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。 5.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。 以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料

操作手册等。 5.5 开箱验收形成的照片、录像等声像类文件应能反映仪器设备（含配件）的全貌，且图售 清晰、完整。

6.1.1文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合 理组卷。 6.1.2整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单 独组卷。 6.1.3生态环境仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，宜以插 卷方式存入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。

6.2价值鉴定与保管期限

6.2.1参照《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》有关规定，可按照生态环境 仪器设备单台（套）价格将其形成的文件材料分为重要级和一般级。 a）重要级：单价50万元（含50万元）以上仪器设备的文件材料。 b）一般级：单价50万元以下仪器设备的文件材料，其中5万以下仪器设备的文件材料自行管理 亦可参照执行。 c）单价50万元以下仪器设备对国家、社会或单位有重大用途或意义的文件材料可视情况定为重 要级。 6.2.2承办部门（承办人）根据文件材料重要程度等级设定档案保管期限，重要级档案保管期限为定 期30年，一般级档案保管期限为定期10年。

6.3.1文件材料应按成套性的特点进行案卷排列，卷内文件材料应按申请与购置、开箱验收与安装调 试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等阶段或工作程序进行组卷、排列。 6.3.2卷内文件材料一般应按产生时间结合重要程度排序。通常说明文字在前，图样在后；正文在前， 附件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前， 外文文本在后。 ①0，华4南产格排利概家安收综家件日及至目壮江单安米光大单不书冠的新线材料

号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内文件 目录、卷内备考表不编写页号。 6.3.4案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件材料首页空白处加盖档号 章，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体参照DA/T69 有关规定执行。 6.3.5档案的档号按照各单位档案分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成。 示例如下。

案卷号（案卷排列顺序） 分类号（分类方案设定的类别代号） 目录号（案卷所属目录代码） 全宗号（向档案馆移交档案时由档案馆给定

6.3.6案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、卷内文件目录以 及卷内备考表的编写参照GB/T11822有关规定执行。案卷封面式样参见附录B中的图B.1，案卷目录 式样参见附录B中的图B.2，卷内文件目录式样参见附录B中的图B.3，卷内备考表式样参见附录B中 的图B.4。 6.3.7在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以 便检索。档案著录按HJ9有关规定执行。 6.3.8卷内文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制 并与原件一并立卷。 6.3.9纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有 代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影 像）清晰、完整；综合运用生态环境仪器设备名称、配件名称、购置部门、购置目的、时间、地点、摄 影者等要素编写文字说明，概括揭示每张照片所反映的内容。照片的整理参照GB/T11821有关规定执 行。 6.3.10录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄 录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、 密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。 6.3.11生态环境仪器设备的技术图纸、底图等不可折叠图件应平放或卷放，选取适宜装具保管。蓝图 等可折叠图件按卷盒规格叠成手风琴式，按GB/T10609.3有关要求具体执行。

11 电子文件应参照纸质文件材料的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命 者等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包括电子文件及

信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有关规定执行。 6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业 务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用 软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋 予的计算机文件名。 6.4.3电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检 查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。 6.4.4数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容 和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。 6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将录 音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中，经过系统整理、著录后归档，音像电子文件的整理参照 DA/T78有关规定执行。 6.4.6存储电子档案的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保 管期限、存入日期等。

7.1.1生态环境仪器设备申请与购置、开箱验收与安装调试的文件材料，应在安装调试或验收后3个 月内完成归档 7.1.2生态环境仪器设备使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等的文件材料，宜在文件材料形成后 实时归档。

7.3.1归档文件材料收集、整理完毕，由承办部门（承办人）填写归档移交清单，经档案部门审核验 收、清点无误后，办理归档手续，归档移交清单永久保存。生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式参 见附录C。

7.3.2电子文件的归档移交可采用离线或在线方式。采取在线移交时，传输的数据应包含符合要求的 电子档案及其元数据。采取离线移交时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上， 存储介质应设置成禁止写入状态。移交时由档案部门进行检验，参照GB/T18894填写《电子文件归档 登记表》，检验合格后，办理手续。

8.1档案的保管与统计

8.1.1档案应按分类方案统一汇总整理和排列上架。 8.1.2非纸质载体档案，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明互见号。 8.1.3已归档的图纸、文字材料如有作废或停正使用情况，承办部门（承办人）必须及时以书面文件 形式通知档案部门，并在备考表中予以注明。 8.1.4电子档案实行备份制度，重要电子档案应异地异质备份。 8.1.5在计算机软件系统、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，应将电子档案迁移到新的系统或进行 格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。 8.1.6定期对库存档案进行全面检查，调试库房温度、湿度，及时对破损或者变质的纸质档案进行修 复。定期对离线存储介质进行检测，光盘参数不满足DA/T38规定或硬磁盘等出现异常情况时，应立 即实施原载体和离线备份载体转换或更新，建立管理台账并归档保存。 8.1.7档案部门应建立档案统计制度，档案统计内容应确保准确、真实。

8.2档案保管期满的处置

9.1档案部门应建立健全档案借阅利用制度，查阅、借阅、复制档案应履行档案借阅归还手续。 9.2随机说明书、图纸等文件材料、产品的底图、蓝图原件原则上不得直接使用，档案利用者可查阅 复印件或数字复制件。 9.3档案部门应采取多种形式，促进档案信息共享。 9.4档案部门应积极开发档案信息资源，并根据工作实际需要鲁班奖施工组织设计装饰、装修工程经典之作，对现有档案信息资源进行综合加工和 深度开发，为生态环境保护工作提供服务。

附录A （规范性附录） 生态环境仪器设备文件材料归档范围表

表A.1生态环境仪器设备文件材料归档范围表

案卷编目式样见图B.1～B.4

图B.1案卷封面式样

图B.2案卷目录式样

DB13／T 5545-2022标准下载图B.3卷内目录式样

图B.4卷内备考表式样